Aufgabe: Versichertenmeldungen übermitteln

Menüaufruf: Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr/Datenaustausch EDA oder Kommunikation/Allgemeine/Datenaustausch ELDA, Ausgabeart "Versichertenmeldungen (täglich) (V)".

Voraussetzungen

Ihre Firmenstammdaten (Firmenstamm, Variabler Firmenstamm, Firmenparameter, evtl. die Maske Kunde und die Maske Systemsteuerung - Systemverewaltung/Sonstiges/Systemsteuerung - Feld Datenträger ELDA Empfänger) müssen vollständig gefüllt sein!

 

Versichertenmeldungen können nur an meldepflichtige Krankenversicherungsträger erstellt werden. Dies sind die Versicherungen mit den Versicherungsnummern: 1-11, 20, 25 und 28. Firmenversicherungen müssen zuvor im Stammdatenmenü/Firma/Versicherungen richtig angelegt sein.

 

Damit eine Versichertenmeldung für einen Dienstnehmer generiert und richtig übermittelt werden kann, muss der Dienstnehmer richtig angelegt sein: die Masken

müssen gefüllt sein. Der Dienstnehmer darf kein fallweise Beschäftigter sein!

 

In den Eintrittsdaten muss der Dienstnehmer Ein-/Austrittsdaten oder Unterbrechungsgründe haben, die eine ELDA Meldung verursachen - der Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgrund in der Maske Stammdatenmenü/Allgemein/Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgrund darf im Feld "GKK An-/Abmeldung" nicht "Nein" eingestellt sein.

 

Diese Anleitung erklärt Ihnen wie Sie die Datenträger für Versichertenmeldungen an die Krankenversicherungsträger in LeSalaire erstellen. Meldungen werden nach der Satzaufbau-Beschreibung von Elda (www.elda.at) erstellt. Diese werden von der OÖ Gebietskrankenkasse vorgeschrieben. Versichertenmeldungen können sein:

Abkürzung der Art im Datenaustausch ELDA

Meldung laut ELDA

ANMELDUNG

Anmeldung

ABMELDUNG

Abmeldung

DAEND

Änderungsmeldung

AENDANMELD

Richtigstellung Anmeldung

AENDABMELD

Richtigstellung Abmeldung

STANMELD

Storno Anmeldung

STABMELD

Storno Abmeldung

 

Für nähere Informationen kontaktieren Sie den Krankenversicherungsträger oder sehen Sie im GKK Arbeitsbehelf nach.

Lesen Sie dazu auch die Maskenbeschreibung der Maske "Datenaustausch ELDA".

 

Vorgehensweise

Wie entstehen Versichertenmeldungen

Versichertenmeldungen entstehen wenn Sie in den Masken Variable Dienstnehmerdaten oder Eintrittsdaten etwas eingeben oder ändern, was für den Krankenversicherungsträger relevant ist, siehe obere Aufstellung der Meldungen. Beispiel: Nach Speichern des Eintritts wird automatisch eine Anmeldung im Datenaustausch ELDA generiert. Wenn Sie für diese einen Datenträger erstellen und im Nachhinein das Eintrittsdatum ändern, wird automatisch eine Stornoanmeldung der bereits erstellten Anmeldung und eine Neuanmeldung im Datenaustausch ELDA generiert. Eine Änderungsmeldung von Daten wird nur erzeugt, wenn eine Anmeldung des Dienstnehmers bereits erstellt wurde.

 

Erstellen des Datenträgers

1. In der Maske Datenaustausch ELDA (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr oder Kommunikation/Allgemeine) wählen Sie die Ausgabeart "Versichertenmeldungen (täglich) (V)".

Als Monat wird Ihnen das Monat aus der Einstiegsmaske vorgeschlagen. Wenn Sie ein Tagesdatum eingeben, werden alle Versichertenmeldungen bis zu diesem Datum gemeldet, Beispiel: Sie wissen am 15. des Monats dass ein Dienstnehmer am Monatsende austritt, wollen aber die Abmeldung noch nicht verschicken. Wenn Sie als Tagesdatum 15. dM eingeben, wird diese Abmeldung von der "Zukunft" nicht miterstellt, bleibt also offen.

 

2. Wenn Sie auf den Button "Versichertenmeldungen" klicken, können Sie in der folgenden Maske Ihre offenen Versichertenmeldungen kontrollieren.

Im Bereich "Datenträgerinhalt" können Sie alle blauen Felder händisch bearbeiten. Blaue Felder neben denen keine Checkbox vorhanden ist, wie z.B. "2. Name" oder "Malus-Bemessung" werden nämlich von LeSalaire nicht automatisch ausgefüllt.

Klicken Sie auf den linken unteren Button "Alle anzeigen" wenn Sie alle Versichertenmeldungen angezeigt haben wollen. Wenn Sie danach wieder auf "Nur Offene anzeigen" klicken, kehren Sie zur Ansicht zurück wo Sie nur die nicht gemeldeten Meldungen sehen.

Wenn Sie eine Meldung nicht erstellen wollen, können Sie die Zeile mit dem Button "Satz auf bearbeitet stellen" auf "erledigt = übermittelt" setzen. Sie können auch die Meldung vom Datenträger ausschließen indem Sie die Checkbox "ausschließen" aktivieren.

Dadurch wird die Checkbox  "Datenträger" deaktiviert, damit später erkennbar ist, ob die Meldung händisch auf bearbeitet gesetzt wurde.

Mit OK Button werden Ihre händischen Eingaben übernommen und Sie kehren wieder zur vorherigen Maske zurück, in der Sie den Datenträger erstellen können.

 

3. Wenn Sie nicht die automatische ELDA-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist deaktiviert), wählen Sie ein Verzeichnis aus, wo der Datenträger erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen:

DATENBANK

Datenträger wird in der Datenbank erzeugt und kann im Menüpunkt Kommunikation/Austausch/Datenträger aus Datenbank auslesen ausgelesen werden. Dies verwenden viele "Internet-Kunden" die keinen Zugriff auf das Eurolohn Verzeichnis haben.

tmp

Datenträger wird ins Eurolohn/tmp Verzeichnis erstellt.

tmp2

Datenträger wird ins Eurolohn/tmp2 Verzeichnis erstellt.

beliebiges Verzeichnis

Datenträger wird in ein beliebiges Verzeichnis erstellt. Dazu ist es notwendig "einen Kunden" in der Maske Kunde anzulegen (Stammdatenmenü/Allgemein/Kunde). Siehe dazu die Maskenbeschreibung "Kunde".

Datenträger, der im ausgewählten Verzeichnis erstellt wird, heißt dtgkk14*.dtr (für Gebietskrankenkassen) bzw. dtbva14* (BVA Versicherungen).dtr. Mit diesem wird auch die Protokolldatei gkkdtr.lst in der DATENBANK bzw. im Eurolohn/Work Verzeichnis erstellt.

Wenn Sie das Verzeichnis tmp, tmp2 oder ein beliebiges Verzeichnis wählen, wird ein neuer Datenträger immer an die vorhandene Datei dtgkk14.dtr bzw. dtbva14.dtr dazu geschrieben. Das heißt, wenn Sie einen Datenträger erstellen (z.B. für Beitragsnachweisungen) und danach einen neuen erstellen (z.B. für Versichertenmeldungen), dann wird der 2. Datenträger an den 1. angehängt und Sie erhalten 2 Datenträger in einem. Deswegen empfiehlt es sich, nach Erstellen und Übermitteln eines Datenträgers diesen entweder sofort umzubenennen oder in ein anderes Verzeichnis zu verschieben!

Füllen Sie alle weiteren Datenträgerkriterien nach Ihren Anforderungen aus.

Wir empfehlen das Feld "Abrechnen" zu aktivieren (Wert "ja"). Dadurch wird mit Erstellen eines Datenträgers im Hintergrund automatisch eine Probeabrechnung durchgeführt, damit das Programm gewisse Beträge (z.B. Brutto-SV-Bezug bei Anmeldung) errechnen und melden kann.

 

4. Erstellen Sie den Datenträger mit dem Druckersymbol . Die nachstehende Meldung

wird zur Kontrolle vom Programm aufgerufen. Bestätigen Sie diese mit OK. Wenn der Datenträger fertig erzeugt ist, wird ein LeSalaire Protokoll am ausgewählten Drucker gedruckt. Beachten Sie dass dies nur ein LeSalaire Protokoll zur Kontrolle ist, das keine Übermittlung an den Krankenversicherungsträger bestätigt!

Nach Erstellen des Datenträgers werden die offenen Meldungen mit Datum und Uhrzeit der Erstellung auf bearbeitet gestellt.

 

Wenn Sie die automatische Elda-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist aktiviert), können erstellte Datenträger sofort an das ELDA Programm  zur Übertragung weitergeleitet werden.

Mehr dazu finden Sie im Thema "Automatische Elda-Übermittlung".

 

Wiederholen des Datenträgers

Wenn Sie mal einen Datenträger versehentlich gelöscht haben und Sie brauchen diesen jedoch wieder, führen Sie die oberen Schritte bis zum Punkt 3 durch. Dann geben Sie das Datum der Nacherstellung im Feld "Datum Nacherstellung" für den bereits erstellten Datenträger ein und machen den Schritt 4.

Löschen des Datenträgers

Wenn Sie einen Datenträger aus Versehen erstellt haben, und Sie wollen dies wieder rückgängig machen, geben Sie das betroffene Datum im Feld "Datum Nacherstellung" ein und klicken auf den Button "Datum rückstellen".

 

Sie können auch auf den Button "Versichertenmeldungen" klicken und sich alle Versichertenmeldungen anzeigen (Button "Alle anzeigen") lassen. Fragen Sie das betroffene Datum und die genaue Uhrzeit der Erstellung in der letzten Spalte mit [Abfrage starten] und [Abfrage ausführen] ab. Das genaue Datum und die Uhrzeit finden Sie im Feld "Datum Nacherstellung" wenn Sie auf das erste LOV klicken.

Nachdem Sie in "Versichertenmeldungen" die betroffenen Meldungen abgefragt haben, können Sie die Anzeige mit Button "Anzeige auf offen setzen" auf offen setzen und speichern. So werden die Meldungen wieder auf offen = nicht übermittelt gesetzt.

Beachten Sie, wenn Sie einen Datenträger nur aus dem Eurolohn/... Verzeichnis löschen, sind die Meldungen im LeSalaire trotzdem immer noch auf "bearbeitet = übermittelt" gesetzt.

Übermitteln des Datenträgers

Das Übermitteln des Datenträgers an den betroffenen Krankenversicherungsträger erfolgt im Regelfall über die Software Elda. Diese wird von der Oberösterreichischen Gebietskrankenkasse zur Verfügung gestellt. Wie Sie die Software installieren,  finden Sie auf der Internetseite www.elda.at.

Wenn Sie nicht die automatische Elda-Übermittlung verwenden, müssen Sie den Datenträger händisch über die Elda Software übermitteln. Eine Beschreibung dazu finden Sie auch auf der Internetseite www.elda.at.

Nach der Übermittlung des Datenträgers gibt Elda ein Übermittlungsprotokoll (Meldebestätigung) aus. Auf diesem ist ersichtlich, ob alle Meldungen übermittelt wurden. Bei Fehlermeldungen und Unklarheiten kontaktieren Sie die Elda Hotline.

Achten Sie darauf, dass Sie jeden erstellten Datenträger übermitteln! Im LeSalaire ist es nicht vermerkt ob Sie den Datenträger tatsächlich über die Elda Software übermittelt haben!

 

Besonderheiten

SV-Nummer falsch gemeldet

LeSalaire überprüft die Richtigkeit der SV-Nummer im Dienstnehmerstamm. Wenn Sie dem Krankenversicherungsträger keine SV-Nummer gemeldet haben (0000 + Geburtsdatum), oder eine SV-Nummer falsch gemeldet haben (z.B. von einem anderen Dienstnehmer) und Sie wollen dies richtigstellen, beachten Sie dass es laut GKK Arbeitsbehelf keine Änderungsmeldung der SV-Nummer gibt. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren zuständigen Krankenversicherungsträger.

An-/Abmeldungen:

Grundsätzlich erzeugt LeSalaire bei jedem Ein- und Austritt An- und Abmeldungen. Nur, bei überschneidenden Unterbrechungsgründen werden dadurch entstehende An- und Abmeldungen "aufgehoben", es wird also keine Meldung erzeugt.

Findet ein Eintritt gleich am darauffolgenden Tag nach dem Austritt statt (d.h. keine Überschneidung -

diese Konstellation findet häufig bei Änderungen des Dienstvertrages statt), so werden keine Versichertenmeldungen erstellt.

Abmeldungen mit Kündigungsentschädigung und Urlaubsersatzleistung

Bei einem Austritt mit Kündigungsentschädigung und Urlaubsersatzleistung erfassen Sie in der Maske Eintrittsdaten zuerst den

Austrittsgrund, z.B. per 20.01.2008, dann

das Ende der Kündigungsentschädigung mit dem Grund "ENDKE", z.B. per 29.02.2008, und dann

das Ende des Entgeltanspruches mit dem Grund "ENDEE" oder "ENDSV", z.B. per 15.03.2008.

Diese Daten werden bei Meldungen an ELDA und das Arbeitsmarktservice berücksichtigt. Die Lohnarten für die Berechnung der Kündigungsentschädigung und der Urlaubsersatzleistung müssen derzeit noch händisch eingegeben werden.

Abmeldung bei Karenz

Änderungsmeldung Geringfügigkeit

Wenn Sie die SV-Gruppe von Geringfügig auf Pauschaliert Geringfügig ändern, wird keine Änderungsmeldung generiert! Pauschaliert Geringfügige SV-Gruppen sind nur Verrechnungsgruppen für die Beitragsnachweisung.

Lehrlinge

Da man die variablen Dienstnehmerdaten nicht auf den Tag genau pflegen kann, ist bei den Lehrlingen immer wichtig was überwiegend ist, z.B. wenn ein Lehrling am 5.9.2005 in das nächste Lehrjahr kommt -> ändern Sie den variablen Dienstnehmerstamm ab 09.2005. Wenn ein Lehrling am 16.09.2005 in das nächste Lehrjahr kommt -> dann ändern Sie den variablen Dienstnehmerstamm erst ab 10.2005 auf die neue SV-Gruppe. Lesen Sie dazu auch das Thema "SV-Gruppenautomatik".

Krankheit über Austritt hinaus

Bei einem Krankenstand und Austritt gibt es vier verschiedene Fälle, die berücksichtigt werden sollen:

Beispiele:

  1. Dienstnehmer ist vom 15.03.2007 laufend krank.
    Ende Krankengeldanspruch:  27.05.2007 (Ende EFZG-Satz in den Eintrittsdaten ist vorhanden)
    Austrittsdatum:    15.09.2007
    Die Krankheit können Sie mit 15.09.2007 beenden.
    Auf der Abmeldung sollte stehen: Austritt 15.09.2007, Ende Entgeltanspruch 27.05.2007
     

  2. Diensnehmer ist vom 15.03.2007 laufend krank.
    Ende Krankengeldanspruch: 27.05.2007 (Ende EFZG-Satz in den Eintrittsdaten ist vorhanden)
    Austrittsdatum:    15.09.2007
    Urlaubsersatzleistung für 5 (7 SV-Tage).
    Die Krankheit können Sie mit 15.09.2007 beenden.
    Auf der Abmeldung steht: Austritt 15.09., Ende Entgeltanspruch 22.09.2007, Feld Urlaubsersatzleistung von 16.09. bis 22.09.2007.
     

  3. Dienstnehmer ist vom 15.03.2007 laufend krank.
    Ende Krankengeldanspruch: 27.05.2007 (Ende EFZG-Satz in den Eintrittsdaten ist vorhanden)
    Austrittsdatum:      15.04.2007
    Die Krankheit können Sie später, entweder mit Ende Krankengeldanspruch, oder echtem Ende der Krankheit beenden.
    Auf der Abmeldung steht: Austritt 15.04., Ende Entgeltanspruch 27.05.2007.
     

  4. Dienstnehmer ist vom 15.03.2007 laufend krank.
    Ende Krankengeldanspruch: 27.05.2007 (Ende EFZG-Satz in den Eintrittsdaten ist vorhanden)
    Austrittsdatum:      15.04.2007
    Urlaubsersatzleistung für 5 (7 SV-Tage).
    Die Krankheit können Sie später beenden, entweder mit Ende Krankengeldanspruch, oder echtem Ende der Krankheit. Ende Entgeltanspruch wird von der Abrechnung per 22.04.2007 generiert. Korrigieren Sie händisch auf 04.06.2007!
    Auf der Abmeldung steht: Austritt 15.04., Ende Entgeltanspruch 04.06.2007, Feld Urlaubsersatzleistung vom 28.05.2007 bis 04.06.2007, Ende Krankengeldanspruch 27.05.2007.

 

 

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