Aufgabe: Lohnzettel SV und Finanz monatlich übermitteln

Menüaufruf: Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr/Datenaustausch EDA oder Kommunikation/Allgemeine/Datenaustausch ELDA, Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz (monatlich bei Austritt) (G)".

Voraussetzungen

Ihre Firmenstammdaten (Firmenstamm, Variabler Firmenstamm, Firmenparameter, evtl. die Maske Kunde und die Maske Systemsteuerung - Systemverewaltung/Sonstiges/Systemsteuerung - Feld Datenträger ELDA Empfänger) müssen vollständig gefüllt sein!

Lohnzettel SV/Finanz Meldungen und ab 01.2007 Arbeitsstättenmeldungen können nur an meldepflichtige Krankenversicherungsträger erstellt werden. Dies sind die Versicherungen mit den LeSalaire Versicherungsnummern: 1-11, 20, 25 und 28. Firmenversicherungen müssen zuvor im Stammdatenmenü/Firma/Versicherungen richtig angelegt sein.

Damit eine Lohnzettel SV und Finanz Meldung für einen Dienstnehmer generiert und richtig übermittelt werden kann, muss der Dienstnehmer richtig angelegt sein: die Masken

Dienstnehmerstamm,
variable Dienstnehmerdaten,
Eintrittsdaten (mit Austritt),
Lohnartenzuordnung

müssen gefüllt sein.

Weitere Voraussetzung für einen Lohnzettel SV und Finanz ist, dass der Dienstnehmer einen unterjährigen Austritt ohne Wiedereintritt im gleichen Monat in der Maske Eintrittsdaten hinterlegt hat und echtabgerechnet wurde.

Voraussetzung für eine Arbeitsstättenmeldung ab 01.2007 ist, dass die Adresse der Arbeitsstätte nicht gleich der Firmenadresse (aus dem Firmenstamm) ist. Die Arbeitsstättenmeldung ist an den Lohnzettel SV Teil gekoppelt und ist immer mit diesem gemeinsam zu übermitteln. Die Adresse der Arbeitsstätte wird aus folgenden Feldern eruiert:

„Dienstort“ aus den Variablen Dienstnehmerdaten. Wenn die Adresse bei diesem nicht hinterlegt ist wird die Adresse der
Stammkostenstelle aus der Dienstnehmerkostenstellenaufteilung herangezogen, wenn die Stammkostenstelle einer Abteilung zugewiesen ist. (Diese Einstellung finden Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Kostenstellen). Dabei wird nur die, der Kostenstelle direkt zugewiesene Abteilung und deren Adresse kontrolliert.
„Abteilung“ aus dem Dienstnehmerstamm wenn die Adresse im Dienstort nicht hinterlegt ist und die Abteilung nicht gleich Kostenstelle ist, wie zum Beispiel im obigen Fall - die Kostenstelle 7 SW-Entwicklung.
Bei keiner Hinterlegung dieser drei Felder wird davon ausgegangen, dass die Adresse des Dienstortes gleich ist wie die Adresse der Firma, und deswegen wird in diesem Fall die Adresse der Firma übermittelt.

Diese Anleitung erklärt Ihnen wie Sie die Datenträger für Lohnzettel SV/Finanz und Arbeitsstättenmeldung an die Krankenversicherungsträger in LeSalaire erstellen. Meldungen werden nach der Satzaufbau-Beschreibung von Elda (www.elda.at) erstellt. Diese werden von der OÖ Gebietskrankenkasse vorgeschrieben. Lohnzettel SV/Finanz mit der Arbeitsstättenmeldung haben die Arten:

Abkürzung der Art im Datenaustausch ELDA	Meldung laut ELDA
LOHNZETTEL	Lohnzettel SV
STLOHNZETTEL	Storno Lohnzettel SV
Lohnzettel Inland an GKK	Inlandslohnzettel Finanz, der an eine Gebietskrankenkasse übermittelt wird.
Lohnzettel Inland an BVA	Inlandslohnzettel Finanz, der an eine BVA Versicherung übermittelt wird.
Storno Lohnzettel Inland an GKK	Storno Inlandslohnzettel Finanz, der an eine Gebietskrankenkasse übermittelt wird. Diese Art kommt vor, wenn ein Lohnzettel Finanz zur Gänze storniert wird (mit 0-Werten) weil er nicht mehr zustande kommt.
Storno Lohnzettel Inland an BVA	Storno Inlandslohnzettel Finanz, der an eine BVA Versicherung übermittelt wird. Diese Art kommt vor, wenn ein Lohnzettel Finanz zur Gänze storniert wird (mit 0-Werten) weil er nicht mehr zustande kommt.
MELDUNG	Arbeitsstättenmeldung ab 01.2007
STMELDUNG	Storno der Arbeitsstättenmeldung ab 01.2007. Diese Art kommt vor wenn sich die bereits übermittelte Arbeisstättenmeldung ändert oder nicht mehr zum Tragen kommt.

Für nähere Informationen kontaktieren Sie den Krankenversicherungsträger oder sehen Sie im GKK Arbeitsbehelf nach.

Lesen Sie dazu auch die Maskenbeschreibung der Maske "Datenaustausch ELDA".

Vorgehensweise

Wie entstehen Lohnzettel SV und Finanz

Lohnzettel SV und Finanz monatlich bei Austritt entstehen wenn Sie in der Maske Eintrittsdaten einen Austritt oder Unterbrechungsgrund eingeben, wie z.B. unbezahlter Urlaub länger als ein Monat und den Dienstnehmer echt abrechnen.

Die Dienstnehmer müssen sv-pflichtige bzw. lohnsteuer-pflichtige Lohnarten abgerechnet haben.

Erstellen des Datenträgers

1. In der Maske Datenaustausch ELDA (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr oder Kommunikation/Allgemeine) wählen Sie die Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz (monatlich bei Austritt) (G)".

Als Monat wird Ihnen das Monat aus der Einstiegsmaske vorgeschlagen. Wenn Sie ein Tagesdatum eingeben, werden alle Lohnzettel Meldungen bis zu diesem Datum gemeldet, Beispiel: Sie wissen am 15. des Monats dass ein Dienstnehmer am Monatsende austritt, wollen aber die Lohnzettel Meldung noch nicht verschicken. Wenn Sie als Tagesdatum 15. dM eingeben, wird dieser Lohnzettel von der "Zukunft" nicht miterstellt, bleibt also offen.

2. Wenn Sie auf den Button "Lohnzettel SV", "Lohnzettel Finanz" und "Arbeitsstättenmeldungen" klicken, können Sie in den folgenden Masken Ihre offenen Lohnzettel SV/Finanz- und Arbeitsstätten-Meldungen kontrollieren.

Klicken Sie auf den linken unteren Button "Alle anzeigen" wenn Sie alle Meldungen angezeigt haben wollen. Wenn Sie danach wieder auf "Nur Offene anzeigen" klicken, kehren Sie zur Ansicht zurück wo Sie nur die nicht gemeldeten Meldungen sehen.

Wenn Sie eine Meldung nicht erstellen wollen, können Sie die Zeile mit dem Button "Satz auf bearbeitet stellen" auf "erledigt = übermittelt" setzen. Sie können auch die Meldung vom Datenträger ausschließen indem Sie die Checkbox "ausschließen" aktivieren.

Dadurch wird die Checkbox "Datenträger" deaktiviert, damit später erkennbar ist, ob die Meldung händisch auf bearbeitet gesetzt wurde.

Mit OK Button werden Ihre händischen Eingaben übernommen und Sie kehren wieder zur vorherigen Maske zurück, in der Sie den Datenträger erstellen können.

3. Wenn Sie nicht die automatische ELDA-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist deaktiviert), wählen Sie ein Verzeichnis aus, wo der Datenträger erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen:

DATENBANK	Datenträger wird in der Datenbank erzeugt und kann im Menüpunkt Kommunikation/Austausch/Datenträger aus Datenbank auslesen ausgelesen werden. Dies verwenden viele "Internet-Kunden" die keinen Zugriff auf das Eurolohn Verzeichnis haben.
tmp	Datenträger wird ins Eurolohn/tmp Verzeichnis erstellt.
tmp2	Datenträger wird ins Eurolohn/tmp2 Verzeichnis erstellt.
beliebiges Verzeichnis	Datenträger wird in ein beliebiges Verzeichnis erstellt. Dazu ist es notwendig "einen Kunden" in der Maske Kunde anzulegen (Stammdatenmenü/Allgemein/Kunde). Siehe dazu die Maskenbeschreibung "Kunde".

Datenträger, der im ausgewählten Verzeichnis erstellt wird, heißt dtgkk14*.dtr (für Gebietskrankenkassen) bzw. dtbva14* (BVA Versicherungen).dtr. Mit diesem wird auch die Protokolldatei gkkdtr.lst in der DATENBANK bzw. im Eurolohn/Work Verzeichnis erstellt.

Wenn Sie das Verzeichnis tmp, tmp2 oder ein beliebiges Verzeichnis wählen, wird ein neuer Datenträger immer an die vorhandene Datei dtgkk14.dtr bzw. dtbva14.dtr dazu geschrieben. Das heißt, wenn Sie einen Datenträger erstellen (z.B. für Beitragsnachweisungen) und danach einen neuen erstellen (z.B. für Versichertenmeldungen), dann wird der 2. Datenträger an den 1. angehängt und Sie erhalten 2 Datenträger in einem. Deswegen empfiehlt es sich, nach Erstellen und Übermitteln eines Datenträgers diesen entweder sofort umzubenennen oder in ein anderes Verzeichnis zu verschieben!

Füllen Sie alle weiteren Datenträgerkriterien nach Ihren Anforderungen aus.

4. Erstellen Sie den Datenträger mit dem Druckersymbol . Die nachstehende Meldung

wird zur Kontrolle vom Programm aufgerufen. Bestätigen Sie diese mit OK. Wenn der Datenträger fertig erzeugt ist, wird ein LeSalaire Protokoll am ausgewählten Drucker gedruckt. Beachten Sie dass dies nur ein LeSalaire Protokoll zur Kontrolle ist, das keine Übermittlung an den Krankenversicherungsträger bestätigt!

Nach Erstellen des Datenträgers werden die offenen Meldungen mit Datum und Uhrzeit der Erstellung auf bearbeitet gestellt.

Wenn Sie die automatische Elda-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist aktiviert), können erstellte Datenträger sofort an das ELDA Programm zur Übertragung weitergeleitet werden.

Mehr dazu finden Sie im Thema "Automatische Elda-Übermittlung".

Wiederholen des Datenträgers

Wenn Sie mal einen Datenträger versehentlich gelöscht haben und Sie brauchen diesen jedoch wieder, führen Sie die oberen Schritte bis zum Punkt 3 durch. Dann geben Sie das Datum der Nacherstellung im Feld "Datum Nacherstellung" für den bereits erstellten Datenträger ein und machen den Schritt 4.

Löschen des Datenträgers

Wenn Sie einen Datenträger aus Versehen erstellt haben, und Sie wollen dies wieder rückgängig machen, geben Sie das betroffene Datum im Feld "Datum Nacherstellung" ein und klicken auf den Button "Datum rückstellen".

Sie können auch auf den Button "Lohnzettel SV" oder "Lohnzettel Finanz" klicken und sich alle Meldungen anzeigen (Button "Alle anzeigen") lassen. Fragen Sie das betroffene Datum und die genaue Uhrzeit der Erstellung in der letzten Spalte mit [Abfrage starten] und [Abfrage ausführen] ab. Das genaue Datum und die Uhrzeit finden Sie im Feld "Datum Nacherstellung" wenn Sie auf das erste LOV klicken.

Nachdem Sie in diesen Masken die betroffenen Meldungen abgefragt haben, können Sie die Anzeige mit Button "Anzeige auf offen setzen" auf offen setzen und speichern. So werden die Meldungen wieder auf offen = nicht übermittelt gesetzt.

Beachten Sie, wenn Sie einen Datenträger nur aus dem Eurolohn/... Verzeichnis löschen, sind die Meldungen im LeSalaire trotzdem immer noch auf "bearbeitet = übermittelt" gesetzt.

Übermitteln des Datenträgers

Das Übermitteln des Datenträgers an den betroffenen Krankenversicherungsträger erfolgt im Regelfall über die Software Elda. Diese wird von der Oberösterreichischen Gebietskrankenkasse zur Verfügung gestellt. Wie Sie die Software installieren, finden Sie auf der Internetseite www.elda.at.

Wenn Sie nicht die automatische Elda-Übermittlung verwenden, müssen Sie den Datenträger händisch über die Elda Software übermitteln. Eine Beschreibung dazu finden Sie auch auf der Internetseite www.elda.at.

Nach der Übermittlung des Datenträgers gibt Elda ein Übermittlungsprotokoll (Meldebestätigung) aus. Auf diesem ist ersichtlich, ob alle Meldungen übermittelt wurden. Bei Fehlermeldungen und Unklarheiten kontaktieren Sie die Elda Hotline.

Achten Sie darauf, dass Sie jeden erstellten Datenträger übermitteln! Im LeSalaire ist es nicht vermerkt ob Sie den Datenträger tatsächlich über die Elda Software übermittelt haben!

Besonderheiten

Unterjähriger Wechsel der Dienstgeberkontonummer

Wechselt der Dienstgeber im Zuge einer Firmenumstrukturierung, Betriebssitzverlegung, Firmenfusion oder Umstellung der Verrechnungsart die Dienstgeberkontonummer, ist der Lohnzettel SV zu trennen. Eine Zuordnung zum jeweiligen Beitragszeitraum und zur Kontonummer hat im Lohnzettel SV-Teil zu erfolgen. Es wird allerdings nur ein Lohnzettel Finanz-Teil benötigt.

Urlaubsersatzleistung/Kündigungsentschädigung bei Jahreswechsel

Dauern Versicherungszeiten aufgrund einer Urlaubsersatzleistung für Urlaubsentgelt oder Kündigungsentschädigung über einen Jahreswechsel hinaus, sind getrennte Lohnzettel SV je Kalenderjahr erforderlich.

Beispiel:

abeitsrechtliches Ende der Beschäftigung: 30.11.2006

Ende des Entgeltanspruches: 15.01.2007

Urlaubsersatzleistung: 01.12.2006 - 15.01.2007

Ende des Mitarbeitervorsorge-Beitrags: 30.11.2006

Lösung:

Lohnzettel SV 2006 wird von 01.2006 bis 12.2006, mit Mitarbeitervorsorge-Zeitraum 01.2006 bis 11.2006 erstellt.

Lohnzettel Finanz 2006 wird von 01.2006 bis 11.2006 erstellt.

Lohnzettel SV 2007 wird von 01.2007 bis 01.2007 mit der Urlaubsersatzleistung erstellt.

Lohnzettel Finanz 2007 ist nicht zu erstellen.

Wechsel der SV-Gruppe

Erfolgt ein unterjähriger Wechsel der SV-Gruppe (z.B. von A1 auf D1) darf der Lohnzettel SV nicht geteilt werden. Auch bei Beendigung der Lehrzeit ist diese Vorgangsweise zu beachten.

Beispiel:

SV-Gruppe A1 Arbeiter von 01.01.2007 bis 30.06.2007

SV-Gruppe D1 Angestellter von 01.07.2007 bis 31.12.2007

Lösung:
Lohnzettel SV 2007 wird von 01.2007 bis 12.2007, mit Mitarbeitervorsorge-Zeitraum 02.2007 bis12.2007 erstellt. Der Dienstnehmer wird als Angestellter angeführt.

Mitarbeitervorsorge-Beitrag bei Wechsel der Beschäftigung

Wechselt ein Dienstnehmer während des Kalenderjahres von Voll- auf Teilzeitbeschäftigung und umgekehrt, sind die Beitragsgrundlagen und Sonderzahlungen jeweils in einem eigenen Lohnzettel SV anzuführen. Hingegen sind sämtliche Daten zur betrieblichen Mitarbeitervorsorge gesamt auf dem letzten Lohnzettel SV anzugeben. Hier ist keine Teilung der MV-Daten vorzunehmen.

Beispiel:
SV-Gruppe D1 Angestellter: von 15.01.2007 bis 30.06.2007

SV-Gruppe N24 geringfügiger Angestellter: von 01.07.2007 bis 30.09.2007

SV-Gruppe D1 Angestellter: von 01.10.2007 bis 31.12.2007

Lösung:

Lohnzettel SV 2007 wird von 01.2007 bis 06.2007 und von 10.2007 bis 12.2007 für die Vollbeschäftigung und von 07.2007 bis 09.2007 für die geringfügige Beschäftigung. Der Mitarbeitervorsorge-Zeitraum ist auf dem letzten Lohnzettel SV für den Zeitraum 02.2007 bis 12.2007 anzugeben.

Lohnzettel Finanz 2007 wird von 01.2007 bis 12.2007 mit der sozialen Stellung "3 - Angestellte/Angestellter" anzugeben, da der Dienstnehmer in diesem Jahr überwiegend vollbeschäftigt war.

Ende der Beschäftigung mit Wiedereintritt im gleichen Monat

Wenn das Ende der Entgeltbeschäftigung in einem Monat ist, in dem der Dienstnehmer wieder eintritt, ist ein einheitlicher Lohnzettel SV zu erstellen. Das Finanzamt benötigt allerdings zwei Lohnzettel Finanz-Teile.

Beispiel:

arbeitsrechtliches Ende der Beschäftigung: 31.07.2007

Ende des Entgeltanspruches: 15.09.2007

Wiedereintritt: 20.09.2007

Lösung:

Lohnzettel SV 2007 wird von 01.2007 bis 12.2007 erstellt.

Lohnzettel Finanz 2007 wird von 01.2007 bis 07.2007 und von 09.2007 bis 12.2007 erstellt.

Dies sind in Summe drei Zeilen in einem Datenträger.

L16-Formular:

Da am Lohnzettel SV und Finanz-Formular (L16 Formular) immer Daten angeführt sind, die auch der Datenträger beinhaltet, erhält das L16 Formular drei Seiten:

1. Seite: Lohnzettel Finanz-Teil von 01.01.2007 bis 31.07.2007 ohne SV-Teil

2. Seite: Lohnzettel Finanz-Teil von 01.09.2007 bis 31.12.2007 ohne SV-Teil

3. Seite: Lohnzettel V-Teil von 01.01.2007 bis 31.12.2007 mit leerem Finanz-Teil

Mutterschutz mit MVK-Beitrag

Zeiten des Wochen- und Krankengeldbezuges oder Präsenz- und Zivildienstes sind als MV-Zeiten zu melden.

Beispiel:

Eintritt: 01.01.2007

MVK-Ab-Datum: 01.02.2007

Mutterschutz: 01.03.2007 bis 15.05.2007

Karenz: 16.05.2007 bis - offen

Lösung:

Lohnzettel SV 2007 wird von 01.2007 bis 02.2007 erstellt, mit MVK-Zeitraum 02.2007 bis 05.2007.

Lohnzettel Finanz 2007 wird von 01.01.2007 bis 31.12.2007 erstellt.

Sonderregelung für BVA Lohnzettel SV-Teil

Bei BVA-Versicherten gibt es eine Sonderregel: Für jede unterschiedliche Bemessung von KV, UV und PV muss eine eigene Zeile ausgegeben werden, wobei die MVK nur am letzten Satz mitgeteilt werden darf.

Keine Lohnzettel bei diesen Beschäftigten:

Für Beschäftigte mit Taglöhnern nach § 69/1 EStG ist seit 01.2004 kein Lohnzettel Finanz-Teil zu übermitteln. In LeSalaire wird ein Lohnzettel Finanz-Teil nur zur Kontrolle generiert, und ist im Feld "Datenträger" mit "ohne Übermittlung" gekennzeichnet. Dieser Datenträger kann nicht übermittelt werden. In LeSalaire betrifft das Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "V* - Taglöhne" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.
Für Grenzgänger wird bis 12.2005 kein Lohnzettel Finanz-Teil erstellt. Das sind in LeSalaire Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "G - Grenzgänger (Einpendler)" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten. Ab 01.2006 wird für diese Dienstnehmer ein Lohnzettel Finanz-Teil generiert.
Für Grenzgänger (Auspendler) wird kein Lohnzettel SV und Finanz-Teil erstellt. Das sind in LeSalaire Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "X - keine LSt-Berechnung, Grenzgänger (Auspendler)" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.
Für Werkverträge wird kein Lohnzettel SV/Finanz und auch kein E18 erstellt. Das sind in LeSalaire Dienstnehmer mit der Dienstnehmerart "WV- Werkverträge" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

Freie Dienstnehmer

Für während des Jahres ausgetretene freie Dienstnehmer ist ein E18 trotzdem am Jahresende zu übermitteln. Falls der Dienstnehmer sv-pflichtige Bezüge hatte, sind diese mit einem unterjährigen Lohnzettel SV zu melden.

Mehrere Leistungen eines freien Dienstnehmers

Für jede Leistung eines freien Dienstnehmers ist eine Dienstnehmernummer zu vergeben, damit die Leistungsentgeltgrenze ohne USt richtig für das E18 ermittelt wird.

Eine Erstellung des E18 muss gemäß RZ 8312 unterbleiben, wenn

weder das insgesamt geleistete (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze 900 € im Kalenderjahr übersteigen noch
das (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung mehr als 450 Euro im Kalenderjahr betragen.
In diesem Fall wird in LeSalaire eine E18 generiert aber nicht übermittelt. Dieser ist im Feld "Datenträger" mit "ohne Übermittlung" gekennzeichnet.

Das bedeutet:

Übersteigt die Summe aller geleisteten (Netto)Entgelte ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze (B1-B8) 900 € im Kalenderjahr, so ist für jene Leistungsarten ein E18 zu erstellen, für die mehr als € 450,-- geleistet wurden.
Übersteigt die Summe aller geleisteten (Netto)Entgelte ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze (B1-B8) 900 € im Kalenderjahr NICHT, sind KEINE E18 auszustellen, egal wie hoch die Honorare nach den einzelnen Leistungen waren.

Fenster

Allgemeines über Datenaustausch ELDA

Ein beliebiges Verzeichnis anlegen

Lohnzettel SV und Finanz monatlich erstellen