Ein Dienstnehmer hat während seines Urlaubs Anspruch auf das Entgelt, das er verdient hätte, wenn er gearbeitet hätte (Ausfallsprinzip). Dieser Anspruch ist im § 6 Abs 3 UrlG geregelt. In
Automatische Berechnung: Um einen Urlaubsschnitt
automatisch berechnen zu lassen, müssen Sie in LeSalaire die Urlaubsverwaltung
im Einsatz haben.
Wenn Sie die Urlaubsverwaltung von LeSalaire nicht verwenden, müssen Sie
die Anzahl der konsumierten Urlaubstage über eine Schnittstelle einlesen
oder händisch erfassen.
Diese Anleitung hilft Ihnen beim Aufbau einer Lohnart für den Urlaubsschnitt und zeigt Ihnen wie Sie diesen aktivieren.
Ein Dienstnehmer hat während seines Urlaubs Anspruch auf das Entgelt, das er verdient hätte, wenn er gearbeitet hätte (Ausfallsprinzip). Dieser Anspruch ist im § 6 Abs 3 UrlG geregelt. Bei jedem Urlaubskonsum wird die Lohnart Urlaubsschnitt generiert ohne dass Sie die Lohnart händisch in die Lohnartenzuordnung eingeben müssen. Sie können im Schritt 7 definieren, dass die Lohnart Urlaubsschnitt im Nachhinein (z.B. einen Monat nach dem Urlaubskonsum) generiert wird.
Um diese Regelung im LeSalaire aufzubauen, sind folgende Schritte notwendig:
1. Suchen Sie sich eine freie Lohnartennummer. Sollten Sie mit Nummernkreisen arbeiten, wählen Sie eine freie Nummer in einem Bereich, in den die Lohnart logisch passt.
Achten Sie auch darauf, dass die Lohnarten am Gehaltszettel sortiert nach Nummern ausgegeben werden.
Beispiel 1: Die Lohnarten für den Feiertagsschnitt und
den Schnitt bei EFZG haben die Nummern 450 und 451. In diesem Fall würde
sich die Lohnart 453 anbieten.
Beispiel 2: Es ist kein Schnitt für Feiertag und EFZG angelegt und ist
auch nicht geplant. In diesem Fall könnten Sie eine Nummer in der Nähe
der Urlaubsersatzleistung wählen.
2. Öffnen Sie abhängig von ihren Anforderungen den Lohnartenstamm auf der entsprechenden Ebene.
Wenn die Berechnung für alle Dienstnehmer der Firmengruppe die selbe ist, öffnen Sie Stammdaten/Lohnarten/Firmengruppe.
Dies wird von Lohn & HRin den meisten Fällen empfohlen.
Wenn Sie die Lohnart nur für die eine Firma anlegen wollen, öffnen Sie Stammdaten/Lohnarten/Firma.
Wenn die Lohnart nur für eine Dienstnehmergruppe Hauptgruppierung der einzelnen Dienstnehmer in LeSalaire. Anhand der Dienstnehmergruppe können viele Einstellungen der Firma gesteuert werden. So gibt es zum Beispiel die Möglichkeit Lohnarten auf der Ebene der Dienstnehmergruppen anzulegen. Eine Gruppierung könnte z.B. Arbeiter, Angestelle, Lehrlinge Arbeiter, Lehrlinge Angestellte sein. vorgesehen ist öffnen Sie Stammdaten/Lohnarten/Dienstnehmergruppe.
Natürlich kann die Berechnung auch noch mit Hilfe von Formeln beeinflusst werden.
3. Legen Sie die neue Lohnart mit folgenden Werten an:
|
Aliquotierung: |
N |
keine Aliquotierung |
|
Vorzeichen: |
+ |
Bezug |
|
Exekutionsgruppe: |
L |
Beschränkt pfändbare laufende Bezüge |
|
Defaultgültigkeit: |
0 |
Jedes Monat |
|
Betragsteiler: |
11101 |
Normaler laufender Bezug |
|
Stunden-Bewertungs-Art: |
EIN |
Die Einheiten werden vom Programm generiert |
|
Satz-Bewertungs-Art: |
EIN |
Dieser Wert wird später durch eine Formel ersetzt |
|
FiBu: |
|
Tragen Sie das Aufwandskonto für die Schnitte ein. |
|
Kostenrechnung: |
J/S |
J = In die Kostenstellenaufteilung |
Die restlichen Felder füllen Sie nach Bedarf aus und speichern Sie die Lohnart.
Beispiel:
4. Entscheiden Sie als nächstes
ob die Überstunden die im aktuellen Monat ausbezahlt werden auch in die Bemessung rechnen sollen
a) Kontrollieren Sie als erstes, ob Sie für die Schnitte bei Feiertagen oder Krankheit bereits Basen in Verwendung haben, die die selben Lohnarten beinhalten.
Öffnen Sie dazu Stammdaten/Lohnarten/Bezeichnen/Basen. Markieren Sie die in diesen Lohnarten verwendeten Basen. Klicken Sie Lohnarten um die Detailansicht zur ausgewählten Basis zu öffnen. Klicken Sie Zurück um wieder in die Übersicht zu wechseln.
Wenn dort die selben Lohnarten eingetragen sind, die Sie für den Urlaubsschnitt benötigen, notieren Sie sich die Basisbezeichnungen der Durchschnittsbasis und der Monatsbasis. Am besten benennen Sie diese Basen auch noch um, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
Ansonsten fahren Sie mit Schritt b) fort.
b) Legen Sie unter Stammdaten/Lohnarten/Bezeichnen/Monatsbasen eine neue Monatsbasis an.
c) Legen Sie unter Stammdaten/Lohnarten/Bezeichnen/Durchschnitte eine neue Durchschnittsbasis an.
Wenn möglich verwenden Sie, um einen einheitlichen Stil zu bewahren, die selbe Nummer wie für die Monatsbasis.
d) Öffnen Sie Stammdaten/Lohnarten/Bezeichnen/Basen. Legen Sie dort neue Basen mit den Kennzeichen MBAxxx und DBAxxx an (xxx = Nummer der Basen die Sie in Schritt b) und c) angelegt haben)
Weisen Sie jeder Basis alle Lohnarten zu, die in den Schnitt rechnen sollen.
oder
ob nur die Überstunden die in den Vormonaten ausbezahlt wurden in den Schnitt rechnen.
a) Kontrollieren Sie als erstes, ob Sie für die Schnitte bei Feiertagen oder Krankheit bereits eine Basis in Verwendung haben, die die selben Lohnarten beinhaltet.
Öffnen Sie dazu Stammdaten/Lohnarten/Bezeichnen/Basen. Markieren Sie die in diesen Lohnarten verwendete Basis und öffnen Sie Rechts mit dem Button Lohnarten die Detailansicht zu dieser Basis. (Verwenden Sie Zurück um wieder in die Übersicht zu wechseln)
Wenn dort die selben Lohnarten eingetragen sind, die Sie für den Urlaubsschnitt benötigen, notieren Sie sich die Basisbezeichnungen der Durchschnittsbasis. Am besten benennen Sie diese Basis auch noch um, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
Ansonsten fahren Sie mit Schritt b) fort.
b) Legen Sie unter Stammdaten/Lohnarten/Bezeichnen/Durchschnitte eine neue Durchschnittsbasis an.
c) Öffnen Sie Stammdaten/Lohnarten/Bezeichnen/Basen. Legen Sie dort eine neue Basis mit den Kennzeichen MBAxxx an (xxx = Nummer der Basis die Sie in Schritt b) angelegt haben)
Weisen Sie der Basis alle Lohnarten zu, die in den Schnitt rechnen sollen.
5. Als nächstes benötigen Sie eine Formel (Stammdatenmenü/Lohnarten/Bewerten ...), welche den Wert für einen Urlaubstag ermittelt. Die Formel muss die ausbezahlten Überstunden durch die Anzahl der Arbeitstage im Durchrechnungszeitraum rechen. Es kann auch vorab eine Überprüfung möglich sein in wie vielen Monaten Überstunden ausbezahlt wurden.
Syntax mit Überprüfung:
|
Formelwert |
Monate in denen Überstunden ausbezahlt wurden |
|
Operator |
>= |
|
Bedingung |
Mindestanzahl der Monate mit Überstunden |
|
Richtig |
Summe der ausbezahlten Überstunden / mögliche Arbeitstage im Durchrechnungszeitraum |
|
Falsch |
0 |
Syntax ohne Überprüfung
|
Formelwert |
Summe der ausbezahlten Überstunden / mögliche Arbeitstage im Durchrechnungszeitraum |
|
Operator |
|
|
Bedingung |
|
|
Richtig |
|
|
Falsch |
|
Bei Bedarf müssen Sie noch die Arbeitstage in einem Firmensatz, Dienstnehmergruppensatz, Abteilungssatz oder Persönlichen Satz hinterlegen. Achten Sie dabei auf die Regeln zum Verwenden von Abteilungssätzen.
Die Sätze sollen dabei nicht unbedingt die tatsächlichen Arbeitstage eines Dienstnehmers liefern, sondern die Anzahl der urlaubsrelevanten Tage in einer Woche (Wochenmodell Urlaub).
Beispiel 1: Es sollen die, in den letzten drei Monaten
ausbezahlten Überstunden nur dann ausbezahlt werden, wenn in mindestens
2 Monaten davon Überstunden vorhanden sind. Die normale Anzahl der Arbeitstage
pro Woche ist im Firmensatz (FS003) mit 5 Tagen hinterlegt. Bei Dienstnehmer,
deren Arbeitstage von dieser Norm abweicht, ist die Abweichung in einem
Persönlichen Satz (PS003) hinterlegt.
In der ersten Formel wird überprüft, ob der Dienstnehmer in mindestens
zwei Monaten Überstunden ausbezahlt bekommen hat.
Wenn ja wird die zweite Formel aufgerufen. Ansonsten liefert das Programm
0 zurück.
In der zweiten Formel wird überprüft, ob der Dienstnehmer einen Persönlichen
Satz mit Wochenarbeitstagen eingetragen hat.
Wenn ja wird der Schnitt der letzten drei Monate durch die Anzahl der Wochenarbeitstage
und durch die statistischen 4,33 Wochen eines Monats dividiert.
Ansonsten wird mit den, im Firmenstamm hinterlegten 5 Wochenarbeitstagen
gerechnet.
Der Dienstnehmer hat im
Dez. € 0,00
Jän. € 0,00
Feb. € 44,66
März € 290,29
Apr. € 223,30
ges €
558,25
für Überstunden erhalten. Er hat keinen persönlichen Satz mit Wochenstunden
eingetragen.
Abrechnung April
Die Formel rechnet folgendes:
FOUESCHN:
D#A2:03444 >=
2
2 >=
2 --> Richtig (Im
Feb und März wurden Überstunden ausbezahlt)
daher
FOUESCHN1:
PS003 > 0
0 >
0 --> Falsch
daher:
DBA4:03440 / (
FS003 * 4.33 )
111,65 /
( 5 * 4,33
) =
5,157 erhält der Dienstnehmer
für einen Urlaubstag.
Beispiel 2: Es soll für jeden Urlaubstag der Schnitt der
letzen zwei Monate und des aktuellen Monats ausbezahlt werden. Die Arbeitstage
sind je Dienstnehmergruppe (DG003) hinterlegt.
Da die Werte der letzten beiden Monate bereits als Schnitt von zwei Monaten
gerechnet werden, muss dieser Schnitt vor der Berechnung des 3-Monats-Schnitts
wieder auf eine Summe hochgerechnet werden. Dafür wird die selbe Basis
mit # statt B verwendet. Diese liefert den Divisor den die Basis verwendet.
Nachdem die Werte aller drei Monate addiert wurden, dividiert man durch
die Anzahl der aktiven Monate der letzten zwei Monate plus das aktuelle
Monat. Im Normalfall also durch 3.
Der hier ermittelte Schnitt wird nun noch auf einen Arbeitstag heruntergebrochen.
Der Dienstnehmer hat im
Feb. € 44,66
Mär. € 290,29
Apr. € 223,30
ges € 558,25
für Überstunden erhalten:
Abrechnung April
Die Formel rechnet folgendes:
((DBA4:02440 * D#A4:02440 + MBA440)/(D#A4:02440 + 1))/(DG003 * 4.33 ) =
((167,475 *
2 +
223,30)/(2 +
1))/(5 *
4.33 ) =
( 558,28 / 3
) / 21,65
= 8,595 erhält der Dienstnehmer für einen Urlaubstag.
6. Tragen Sie diese Formel nun bei der zuvor angelegten Lohnart bei der Satz-Bewertungsart ein.
7. Öffnen Sie Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Anspruch-Lohnart. Tragen Sie hier für jede Anspruchsart bei der dieser Schnitt generiert werden soll, die angelegte Lohnart ein. Somit wird bei jedem Urlaubskonsum die Lohnart Urlaubsschnitt automatisch generiert, ohne dass Sie die Lohnart händisch in die Lohnartenzuordnung eingeben müssen.
Bei der Auszahlung der Lohnart Urlaubsschnitt im Nachhinein tragen Sie im Feld "Monate" die Anzahl der Monate nach Urlaub ein, nach dem die Lohnart Urlaubsschnitt ausbezahlt werden soll. Z. B. Urlaub wurde im Juli konsumiert, und die Lohnart Urlaubsschnitt wird im August ausbezahlt, weil das Zeiterfassungsprogramm die Urlaube einen Monat später liefert - in diesem Fall tragen Sie im Feld "Monate" 1 ein.
Beispiel:
Urlaubschnitte sollen noch in dem Monat ausbezahlt werden, in dem der Urlaub
konsumiert wurde. Der Schnitt bei Pflegefreistellung soll erst einen Monat
später ausbezahlt werden.
Bei unterschiedlicher Berechnungen für einzelne Ansprüche, wiederholen Sie Schritt 1 - 7 für jeden Anspruch.
Bei Verwaltung des Urlaubs in Stunden, können Sie dieselbe Vorgehensweise wählen. Sie müssen nur in der Formel darauf achten, dass Sie den Satz für eine Stunde ermitteln.
Firmengruppenlohnarten anlegen
Dienstnehmergruppenlohnarten anlegen
Durchschnittsbasen Bezeichnungen