Differenzen

Wenn ein Kunde Differenzen meldet, ist wichtig den Kunden zu verstehen, zwischen was die Differenzen bestehen.

• AbrechnungDie Abrechnung ermittelt die Bruttolöhne oder –gehälter, die gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie den Auszahlungsbetrag an die Dienstnehmer. Dies geschieht unter Berücksichtigung etwaiger Aufrollungen aus Vormonaten. und AbgabenDas Programm "Abgaben" ermittelt die Höhe der gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung!?

• ZahlungsverkehrDas Programm "Zahlungsverkehr" ermittelt die auszuzahlenden Beträge für die Überweisung der Gehälter und Abgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung und der Abgaben. und BuchhaltungDieses Programm ("Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu") ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs.?

• Abrechnung und Buchhaltung?

• Buchhaltung: Soll und Haben Differenz?

Starten Sie dazu die Abgaben-Abstimmungsliste unter Auswertungen/Monatlich/Sonstiges bzw. der Kunde soll uns diese inklusive der fehler.lst und sonstigen Auswertungen, auf denen er die Differenz sieht, schicken. Also Überweisungsliste,Buchungsbeleg mit Fibu-Konto usw.

Um verrechenbare Leistung zu vermeiden, soll der Kunde die Checkliste in der

Onlinehilfe unter

• Aufgaben - Monatliche Aufgaben - Monatliche/Jährliche Abstimmung

• Probleme und Lösungswege - Buchhaltung - Differenz zu Abgaben/Zahlungsverkehr

• Probleme und Lösungswege - Buchhaltung Soll-Haben-Differenz

durchgehen und uns die Ergebnisse seiner Analyse mitteilen.

Hat die bubelmain.exe das gleiche Datum wie die bubelmain.neu im Eurolohn/Bin Verzeichnis (am Linux bubelmain - ohne .exe Endung)? Wenn nein, dann ist bei der Updateinstallation etwas schief gelaufen. Das "neu" vom Update muss nochmals ausgeführt und die Buchhaltung gestartet werden.

Die Abgaben-Abstimmungsliste basiert auf den Scripten abgaben1 bis abgaben5.sql aus dem \\lesalaire4r2\eurolohn\work\sql-scripte Verzeichnis. Ihr solltet diese Scripte verwenden und diese gegebenenfalls für eure Zwecke ausbauen.

1. abgaben1.sql -> vergleicht die Abrechnungstabellen mit den Abgabentabellen

2. abgaben2.sql -> vergleicht die Abgabentabellen mit den Zahlungsverkehrstabellen

3. abgaben3.sql -> vergleicht die Zahlungsverkehrstabellen mit den Buchhaltungstabellen

4. abgaben5.sql -> verwendet man wenn die Abrechnung und die Buchhaltung den gleichen Wert haben und die Abgaben und der Zahlungsverkehr auch.
   Dieses Script kontrolliert zuerst, ob die Abrechnungstabellen kaputt sind. Das passiert, wenn die Abrechnung mal abgebrochen wurde, der Server zB während der Abrechnung gestartet wurde.
   Danach selektiert das Script die SV-Bemessungen aus der Abrechnung und aus den Abgaben. Hier versucht man die SV-Gruppe zu finden.
   Danach versucht das Script den DN zu finden (nachdem die SV-Gruppe bekannt wurde).

Finden Sie mithilfe dieser Scripte das betroffene Monat, die betroffene Versicherung, die betroffene Gemeinde raus, ob die Diff. bei DB, DZ oder LSt besteht. Falls mehrere Monate betroffen sind, sehen Sie sich das Monat an, in dem die Differenz am höchsten ist!

Bei der Buchhaltung immer das Fibu-Kto rausfinden und die Kontoabstimmungsliste nach Buchungsarten ausdrucken. So ist sofort ersichtlich, ob nicht noch etwas anderes auf dieses Fibu-Konto gebucht wurde (zB eine LohnartLohnarten sind Bestandteile der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie z.B. Lohn, Gehalt, Überstundenzuschlag, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Funktionszuschlag, Gewerkschaftsbeitrag etc. Lohnarten werden vom Benutzer in einer eigenen Lohnartenmaske angelegt., die hier nicht sein sollte!). So habt ihr auch die Levels, falls diese notwendig sind.

Differenzen zwischen allem

Abrechnung, Abgaben, Zahlungsverkehr und die Buchhaltung haben alle verschiedene Werte.

In diesem Fall starten Sie zuerst das Abgabenprogramm für jedes einzelne Monat, in dem die Differenz besteht.

Danach starten Sie den Zahlungsverkehr und die Buchhaltung für jedes einzelne Monat.

Eventuell ist es notwendig vorher die Abrechnung für jedes einzelne Monat zu starten.

Starten Sie danach die Abgaben-Abstimmungsliste. Ist die Differenz nun behoben oder kleiner geworden?

Gibt es eine fehler.lst?

Kontrollieren Sie die Maske Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Aufrollungen: Wie sind hier der Zahlungsverkehr und die Buchhaltung hinterlegt (im Regelfall soll sie mit "D" und "I" hinterlegt sein.)? Vergleichen Sie die Maske mit der Maske von anderen Firmen.

Ein weiterer Grund könnte sein: Sie rechnen zB den DN für Juli echt ab. Danach ändern Sie das Eintrittsdatum auf August und legen den variablen Dienstnehmerstamm ab August an. Die Echtabrechnung bleibt bestehen, aber das Abgabenprogramm, der Zahlungsverkehr und die Buchhaltung können diese nicht berücksichtigen.

Lösung dazu: Legen Sie einen variablen DN-Stamm ab Juli an. Rechnen Sie den DN ab, so dass die Abrechnung auf 0 gesetzt wird. Danach können Sie den variablen DN-Stamm wieder ab August anlegen/lassen.

Differenzen zwischen der Abrechnung und Buchhaltung

Die Abgaben und der Zahlungsverkehr haben den gleichen Wert wie die Abrechnung oder wie die Buchhaltung, nur die Abrechnung weicht von der Buchhaltung ab.

Hat die bubelmain.exe das gleiche Datum wie die bubelmain.neu im Eurolohn/Bin Verzeichnis (am Linux bubelmain - ohne .exe Endung)? Wenn nein, dann ist bei der Updateinstallation etwas schief gelaufen. Das "neu" vom Update muss nochmals ausgeführt und die Buchhaltung gestartet werden.

1. In diesem Fall eruieren Sie, ob die Abrechnung oder die Buchhaltung einen höheren Wert hat.

2. Danach nehmen Sie den Abrechnungsselect aus der abgaben1.sql Datei

3. und den Buchhaltungsselect aus der abgaben3.sql Datei.

4. Wenn die Buchhaltung einen höheren Wert hat, erstellen Sie einen Minusselect aus dem Buchhaltungsselect und Abrechnungsselect. Wenn die Abrechnung einen höheren Wert hat, dann umgekehrt.

Dann erhalten Sie den betroffenen DN. Sehen Sie sich die Abrechnung des DNs an. Rechnen Sie den DN mit Probe ab und kontrollieren Sie, ob die Probeabrechnung von der Echtabrechnung abweicht (Tabellen abfragen).

Rechnen Sie sonst den DN echt ab und starten die Buchhaltung nochmals.

Differenzen zwischen Abrechnung und Abgaben/Zahlungsverkehr und Buchhaltung

Auf der Abgaben-Abstimmliste ist ersichtlich:

Abrechnung und Buchhaltung haben den gleichen Wert

Abgaben und Zahlungsverkehr haben den gleichen Wert

Solche Differenzen bei der SV sind am aufwendigsten zu finden, weil es in den Abgabentabellen keine DN.Nr. gibt. Es ist also schwierig den betroffenen DN zu finden.

Mögliche Ursachen für solche Differenzen bei der SV:

• Falsche manuelle Eingabe der UE Folgelohnarten.

• Ein Dienstnehmer, der bei der GKK versichert ist, hat zB die SV-Gruppe D1, A1 und eine SV-PflichtigkeitDie SV-Pflichtigkeit bestimmt die SV-Beitragssätze (KV, AV, UV, PV, KU,...) näher, für die ein Dienstnehmer und der Dienstgeber Beiträge zahlen. Diese ist unter Stammdatenmenü/Allgemein/Gesetz/SV-Pflichtigkeiten anzulegen., die AV, KV, PV oder UV ausschließt. Oder er hat eine Lohnart die so einen Ausschluss hat.

Finden der Dienstnehmer:

Starten Sie dazu das Script abgaben5.sql.

Dieses Script kontrolliert zuerst, ob die Abrechnungstabellen kaputt sind. Das passiert, wenn die Abrechnung mal abgebrochen wurde, der Server zB während der Abrechnung gestartet wurde.
Danach selektiert das Script die SV-Bemessungen aus der Abrechnung und aus den Abgaben. Hier versucht man die SV-Gruppe zu finden.
Danach versucht das Script den DN zu finden (nachdem die SV-Gruppe bekannt wurde).

Bei den BTHV gab es im 10.2011 den Fall, dass beim letzten Script viele DN, jeweils mit Differenzen von 1 bis 8 Cent, rausgekommen sind. Wir haben danach ein paar dieser DN echtabgerechnet und die Abgaben für das betroffene Monat gestartet. Danach war die Differenz verschwunden. Die Ursache war die neue Funktion mit "Centausgleich - Firmenparameter Seite 2".

Buchhaltung SOLL und HABEN Differenz

1. Starten Sie im LHR Lohn die Liste Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Summenkontrolle mit aktivierter Checkbox "nur Differenzen" und mit betroffenen Erstellungsdatum! Finden Sie den DN und das betroffene Monat raus. Wenn mehrere DN und Monate betroffen sind, fangen Sie mit dem DN und Monat an, bei dem die Differenz am höchsten ist.

2. Starten Sie den Jahresbuchungsbeleg: Auswertungen/Jährlich/Jahresabschluss ohne Erstellungsdatum! Wenn hier keine Differenz angeführt ist, dann war der letzte Buchungsbeleg ein Ausgleich zu einer Differenz von vorher. Eruieren Sie oder der Kunde auf welchem Buchungsbeleg die Differenz vorher angeführt war.

3. Finden Sie raus, ob die Differenz in der Buchhaltung von der Personalverrechnung oder von Reisekosten besteht.
   Bei Differenzen in der Personalverrechnung:
   Sehen Sie sich die Abrechnungsansicht des DNs. Zählen Sie das Brutto abzüglich Abgaben und Minuslohnart zusammen. Ergibt das den Nettobetrag? Rechnen Sie den DN mit der Probefunktion ab. Was ändert sich?
   Lösung:
   Die Lösung in diesem Fall ist, dass die betroffenen DN für betroffene Monat neu abgerechnet werden und danach die Buchhaltung gestartet wird.
   Bei Differenzen in der Reisekostenbuchhaltung:
   Sehen Sie sich die fehler.lst und die Protokolldatei bb.lst an. In der bb.lst müsste angeführt sein, warum die Differenz genau entstanden ist bzw. wo sie genau entstanden ist.
   Mögliche Ursachen:
   In der Maske Reisekosten/Kontierung sind nicht alle Fibu-Konten hinterlegt.
   Der DN hat keine Kostenstelle eingetragen.
   Programmfehler.
   Differenzen entstehen, wenn Sie bei einer Reise zB Vorsteuer oder Taggeld eingegeben haben, aber keine Kontierung (Fibu-Konten) für diese hinterlegt haben.
   Kontrollieren Sie, ob die Vorsteuer falsch händisch übersteuert wurde (zB 20% Vorsteuer von 1.000,-- wurde mit 300,-- statt 200,-- übersteuert).
   Kontrollieren Sie wie viele Tage der Dienstnehmer auf Reise war und ob die Nächtigungen in Ordnung sind. Die Summe der Nächtigungen und Nächtigungen ohne Pauschale (nicht verrechenbare Nächtigungen) müssen in Summe mit den Reisetagen übereinstimmen.
   Lösung:
   Korrigieren Sie die betroffenen Reisen und starten die Buchhaltung neu.

Zusammenfassung der möglichen Differenzen

Korrektur der Abgaben/des Zahlungsverkehrs:

1. Vorhandene Abgaben Listen rückstellen und neu erstellen (wenn keine Übermittlung der Beitragsnachweisung-, Gewerkschafts-Datenträger usw. und keine Zahlung über Telebanking erfolgt ist):

   • Stellen Sie die vorhandenen Abgaben mit dem betroffenen Datum/Uhrzeit zurück. (Systemverwaltung/Rückstellen/Zahlungsverkehr / Fibu - Checkbox im betroffenen Feld aktivieren).

   • Starten Sie die Abgaben und den Zahlungsverkehr neu (Abrechnungen/Abrechnung/Abgaben und Abrechnungen/Abrechnung/Zahlungsverkehr).

   • Drucken Sie danach die Abgaben Listen (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr ...).

   • Erstellen Sie die Überweisungsdatenträger und ELDA-/Gewerkschaftsdatenträger (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr ...).

2. Abgaben Listen mit dem Differenz Ausgleich: Starten Sie

   • die Abgaben (Abrechnungen/Abrechnung/Abgaben),

   • den Zahlungsverkehr (Abrechnungen/Abrechnung/Zahlungsverkehr),.

   • Drucken Sie danach die Abgaben Listen (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr ...).

   • Erstellen Sie die Überweisungsdatenträger und ELDA-/Gewerkschaftsdatenträger (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr ...).

3. Differenzausgleich mit dem nächsten Abgaben/Zahlungsverkehrslauf:

   • Warten Sie auf den nächsten Abgaben/Zahlungslauf (monatlichen Abschluss, BatchlaufEin Batchlauf (Batchabrechnung) hilft Ihnen, regelmäßig wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren. Ein Batchlauf startet sich zu einem vorgegebenen Zeitpunkt und arbeitet alle Programme (z.B. Abrechnung, Abgaben, Zahlungsverkehr, Buchhaltung) der Reihe nach ab. Die Reihenfolge der Programme und die Startzeit des Batchlaufes werden vom Benutzer festgelegt. in dem die Abgaben und der Zahlungsverkehr eingetragen sind) und Sie erhalten Abgaben Listen, die die Differenz ausgleichen.

Korrektur der Buchhaltung

Nach der Korrektur der Abrechnung haben Sie drei Möglichkeiten um die Buchhaltung zu korrigieren:

1. Vorhandenen Buchungsbeleg rückstellen und neu erstellen (wenn keine Überleitung in ein externes Buchhaltungsprogramm erfolgt ist):

   • Stellen Sie den vorhandenen Buchungsbeleg mit dem betroffenen Datum/Uhrzeit zurück. (Systemverwaltung/Rückstellen/Zahlungsverkehr / Fibu - Checkbox im Feld "Fibu/KostenrechnungDas Programm "Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu" ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs." aktivieren)

   • Starten Sie die Buchhaltung neu (Abrechnungen/Abrechnung/Fibu-Kostenrechnung).

   • Drucken Sie danach den Buchungsbeleg (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung).

2. Buchungsbeleg mit dem Differenzausgleich: Starten Sie

   • die Abgaben (Abrechnungen/Abrechnung/Abgaben),

   • den Zahlungsverkehr (Abrechnungen/Abrechnung/Zahlungsverkehr),

   • die Buchhaltung (Abrechnungen/Abrechnung/Fibu-Kostenrechnung).

   • Drucken Sie danach den Buchungsbeleg (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung) und gegebenenfalls

   • erstellen Sie Datenträger für Ihre externe Buchhaltung (Kommunikation/Banken oder Firmen ...).

3. Differenzausgleich mit dem nächsten Buchhaltungslauf:

   • Warten Sie auf den nächsten Buchhaltungslauf (monatlichen Abschluss, Batchlauf in dem die Buchhaltung eingetragen ist) und Sie erhalten einen Buchungsbeleg der die Differenz ausgleicht (= hat genau die umgekehrte Soll-Haben Differenz).