Aufrollungskonzept

Aufrollungen sind Evidenzen für das Programm, um Berechnungen oder Auswertungen durchzuführen. Jedes Programm und jede Liste, die im LHR Lohn gestartet werden kann, hat eine eigene Aufrufnummer. Diese werden unter Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung angelegt.

In der Maske Systemverwaltung/Abfragen/Aufrollungen sehen Sie alle Aufrollungen, die in dieser Firma pro Dienstnehmer und Monat offen sind oder waren.

Durch die Änderung von Dienstnehmer- oder Firmenstammdaten wird für die Abrechnung Die Abrechnung ermittelt die Bruttolöhne oder –gehälter, die gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie den Auszahlungsbetrag an die Dienstnehmer. Dies geschieht unter Berücksichtigung etwaiger Aufrollungen aus Vormonaten. (Brutto- und Nettoberechnung) einer oder mehrerer Dienstnehmer eine offene Aufrollung eingetragen (z.B. bei Änderung eines Dienstnehmergruppensatzes). Diese Aufrollung wird mit dem Aufruf "Abrechnung" eingetragen.

Mit einer Echtabrechnung des Dienstnehmers wird diese Eintragung auf "bearbeitet" gesetzt und neue offene Eintragungen für alle notwendigen Folgeprogramme (z.B. Abgaben Das Programm "Abgaben" ermittelt die Höhe der gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung!, Zahlungsverkehr Das Programm "Zahlungsverkehr" ermittelt die auszuzahlenden Beträge für die Überweisung der Gehälter und Abgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung und der Abgaben., Buchhaltung Dieses Programm ("Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu") ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs., Lohn-/Gehaltszetteldruck, Pensionskassendatenträger, u.ä.) hineingeschrieben. Voraussetzung dafür ist, dass in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Aufrollungen die richtigen Aufrufe (Programme Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Lohn-/Gehaltszettel, Datenträger) eingetragen sind. (Mehr dazu lesen Sie in der Fensterbeschreibung der Maske).

Diese Einträge werden auf "erledigt" gesetzt, sobald Sie das entsprechende Programm für die dem Dienstnehmer zugeordnete Abrechnungsgruppe Ist eine Gruppe von Dienstnehmern, die gemeinsam zum gleichen Abrechnungstermin abgerechnet werden sollen, z..B. Angestellte am 1., die Arbeiter am 15. eines Monats. Abrechnungsgruppen sind u.a. für die Batchabrechnung und für verschiedene Auswertungen von Bedeutung. Die Abrechnungsgruppe legen Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Abrechnungsgruppe an, und weisen diese dann den Dienstnehmern in der Maske variabler Dienstnehmerstamm zu. starten.

In der Maske Aufrollungen sehen Sie

• was die Ursache für die Aufrollung war,

• zu welchem Zeitpunkt die Aufrollung eingetragen worden ist,

• zu welchem Zeitpunkt die Aufrollung bearbeitet worden ist.

Eine Aufrollung wird durch eine, für die Abrechnung relevante Stammdateneingabe/-änderung, für bereits abgeschlossene Monate eingetragen und bleibt so lange in der Maske Systemverwaltung/Abfragen/Aufrollungen offen (mit Bearbeitungsdatum "01.01.1991"), bis Sie die nächste Echtabrechnung für den betroffenen Dienstnehmer starten. Eingaben/Änderungen die nach einer "offenen Aufrollung" für das gleiche Monat und den gleichen Dienstnehmer passieren, werden in diese Maske nicht mehr eingetragen.
Deswegen können Sie diese Maske nicht als Protokoll Ihrer Eingaben/Änderungen verwenden. Für eine Protokollierung Ihrer Stammdateneingaben und - änderungen verwenden Sie die Protokollansicht aus dem Berechtigungsmodul.

Sobald Sie Daten in firmenübergreifenden Masken (Stammdaten/Allgemein z.B: Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgründe, Kollektivverträgen) oder auch in Masken ohne Ab-Datum ändern, werden keine Aufrollungen eingetragen. Bei Änderungen von Lohnarten, Firmensätzen, Firmengruppensätzen usw. werden Sie gefragt, ob das Programm Aufrollungen eintragen soll. Hier bestätigen Sie die Meldung, je nach Änderungsart, mit "JA", wenn ab dem Datum Aufrollungen eingetragen werden sollen.
Wenn Sie in diesen Masken die Frage mit "JA" beantworten, dann werden jedoch trotzdem nur Aufrollungen für aktive Mitarbeiter eingetragen. Hier achtet das Programm darauf, ob der Mitarbeiter zum Änderungs-Systemdatum aktiv ist oder bereits ausgetreten. Für bereits ausgetretene werden keine Aufrollungen eingetragen.

Beispiel:
Drei Mitarbeiter, alle sind im Monat 06.2020 noch aktiv, aber das Systemdatum ist der 13.10.2020.

DN 1 ist unterbrochen ab 13.10.2020
DN 2 tritt am 30.11.2020 aus
DN 3 ist am 31.08.2020 bereits ausgetreten

Firmenlohnart 900 per 06.2020 geändert (da waren noch alle drei aktiv) --> bei der Frage für die Aufrollungen, "JA" geklickt
DN 1 - Aufrollungen wurden ab 06.2020 eingetragen mit dem Hinweis aus Firmenlohnart
DN 2 - Aufrollungen wurden ab 06.2020 eingetragen mit dem Hinweis aus Firmenlohnart
DN 3 - es wurden keine Aufrollungen eingetragen, weil zum Systemdatum nicht mehr aktiv!!

Variabler Parameter LS: Massenaufrollung_Abfrage

Mit diesem Parameter haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob bei Datenänderungen in der Vergangenheit die Abfrage erscheint, ob Aufrollungen eingetragen werden sollen.
Wird dieser Parameter mit "N" gesetzt, wird nur eine Hinweismeldung, dass keine Aufrollungen eingetragen werden, ausgegeben.

Folgende Menüpunkte sind von diesem Parameter im LHR Lohn betroffen:

- Stammdaten / Firma / Parameter / Variabler Firmenstamm

- Stammdaten / Lohnarten / Firmen

- Stammdaten / Lohnarten / Firmengruppen

- Stammdaten / Lohnarten / Dienstnehmergruppen

- Stammdaten / Lohnarten / Bewerten / Abrechnungsgruppensätze

- Stammdaten / Lohnarten / Bewerten / Abteilungssätze

- Stammdaten / Lohnarten / Bewerten / Abteilungssätze monatlich

- Stammdaten / Lohnarten / Bewerten / Dienstnehmergruppensätze

- Stammdaten / Lohnarten / Bewerten / Firmensätze

- Stammdaten / Lohnarten / Bewerten / Firmengruppensätze

- Stammdaten / Lohnarten / Bewerten / Kollektivverträge

- Stammdaten / Lohnarten / Bewerten / Schemensatzbeträge

- Abrechnungen / Efz / Wochenmodell Ein Wochenmodell bestimmt, wie die Berechnung der Entgeltfortzahlung (EFZ) im Krankenstand oder des Urlaubs erfolgt. So erfolgt z.B. bei einem 7-Tage Wochenmodell die EFZ-Berechnung nach Kalendertagen, bei einem 5-Tage-Wochenmodell nach Arbeitstagen. Wochenmodelle können für einzelne Firmen, Dienstnehmergruppen oder auch Dienstnehmer angelegt werden. Firma

- Abrechnungen / Efz / Wochenmodell Dienstnehmergruppe Hauptgruppierung der einzelnen Dienstnehmer in der LHR Personalverrechnung . Anhand der Dienstnehmergruppe können viele Einstellungen der Firma gesteuert werden. So gibt es zum Beispiel die Möglichkeit Lohnarten auf der Ebene der Dienstnehmergruppen anzulegen, verschiedene Auswertungen pro Dienstnehmergruppe zu drucken usw. Eine Gruppierung könnte z.B. Arbeiter, Angestellte, Lehrlinge Arbeiter, Lehrlinge Angestellte sein.

- Abrechnungen / Efz /Efz-Ansprüche benutzerdefiniert

Folgende Menüpunkte sind von diesem Parameter in LHR Reisekosten betroffen:

- Reisekosten / Reisesätze / Kategoriereisesätze

- Reisekosten / Reisesätze / Länder-/Städtereisesätze

Für folgende Menüpunkte muss der Parameter auf Firmengruppen-Ebene definiert sein:

- Stammdaten / Lohnarten / Firmengruppen

- Abrechnungen / Efz / Efz-Ansprüche benutzerdefiniert

Wenn Sie jedoch im Gegensatz dazu, in den Kostenstellen (Buchhaltungsrelevante Daten) Änderungen vornehmen, dann wird kontrolliert, ob für Dienstnehmer bereits auf die geänderte Kostenstelle etwas gebucht wurde und dann wird ab dem Änderungsdatum für alle Mitarbeiter, für die auf diese Kostenstelle etwas gebucht wurde, Aufrollungen eingetragen.

Aufrollungen für die Abrechnung werden nur 24 Monate in die Vergangenheit erzeugt. Dabei achtet das Programm auf das Datum, welches unter Stammdaten/Firma/Texte/Abrechnungsgruppen im Feld "Abrechng." enthalten ist. Wenn Sie daher Daten ändern, die mehr als 24 Monate, von diesem Monat, zurückliegen, dann müssen Sie manuell eine Abrechnung für dieses Monat starten. Wenn jedoch die Nachzahlung Vorjahr aktiviert ist, dann achtete das Programm auf das Jahr, welches im Feld "Aufrollen ab" steht und trägt ab diesem Datum Aufrollungen ein.

In dieser Maske haben Sie auch die Möglichkeit, nach Dienstnehmernummer, Monat, Aufrufnummer, Kommentar, Bearbeitungs- und Entstehungsdatum abzufragen.

Bei Verwendung des Pakets Reisekosten wird beim Abspeichern einer Reise ein eigener Eintrag für die Reisekostenbuchhaltung erzeugt. Wenn Sie die Reisekosten nicht über die Lohn-/Gehaltsverrechnung, sondern mit einem Überweisungsdatenträger im Paket Reisekosten auszahlen, wird zusätzlich ein Eintrag für den Zahlungsverkehr erzeugt.

Reisekostenaufrollungen können durch diese Aktionen ausgelöst werden:

•    Reisekostenabrechnungsmaske

•    Gesamtfreigabe

•    Cat-Ora-Schnittstelle

•    DBI-Schnittstelle

Aufrollungen für die ganze Firma eintragen

Wenn Sie unter Stammdaten/Allgemeine beispielsweise bei Ein-/Austritte-/Unterbrechungsgründe oder Feiertage etwas ändern, wird keine Aufrollung eingetragen, da es sich hier um einen firmenübergreifende Maske handelt.

Wenn Sie jedoch Aufrollungen bei einer Änderung in diesem Masken wünschen (was empfehlenswert ist), ändern Sie entweder einen Firmensatz oder einen Firmengruppensatz (dann wird z.B: für alle AT Firmen ab dem Datum aufgerollt.) Dabei ändern Sei einfach den Firmen-/Firmengruppensatz ab dem Datum, ab dem Sie die Aufrollungen benötigen, z.B: 01.2014 und ändern diesen dann wieder zurück. Sie erhalten dabei die Frage, ob Sie Aufrollungen eintragen möchten, die Sie mit JA bestätigen.

Bereits ausgetretene Dienstnehmer werden trotzdem nicht aufgerollt. Wenn Sie diese aufrollen wollen, tragen Sie einen persönlichen Satz ein und löschen diesen dann wieder raus.

Protokollierung - Nachvollziehbarkeit der Aufrollungen

Damit Sie solche Fälle in der Zukunft besser nachvollziehen können, empfehlen wir Ihnen im Berechtigungsmodul im Menü Nachrichten/Generator die Ein-/Austritte-/und Unterbrechungsgründe protokollieren zu lassen (Tabelle EINAUSGRUND).

Somit sehen Sie zukünftig, wer was und wann in dieser Maske geändert hat. Der Eintrag sieht dann wie folgt aus:

Aufrollungen am Lohn-/Gehaltszettel

1. In der Maske Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Variabler Firmenstamm entscheiden Sie mit der Checkbox "Abrechnungsverwaltung" wie die Aufrollungen am Lohn-/Gehaltszettel angedruckt werden sollen.
   Wenn Sie möchten, dass Aufrollungen am Lohn-/Gehaltszettel vom laufenden Monat als eigene Zeilen angedruckt werden sollen, aktivieren Sie diese Checkbox.

Beispiel:

Ansonsten erhalten Sie für jedes Monat, in dem es Aufrollungen gibt, einen eigenen Lohn-/Gehaltszettel von dem Monat.

2. Jede Formularart Mit einer Formularart wählen Sie zwischen verschiedenen möglichen Ausgabeformen bzw. Layouts von Lohn- und Gehaltszettel, Lohnkonten etc. und Sortierung ist im LHR Lohn ein eigener Report/eigenes Formular und wenn Sie diese im Nachhinein ändern, dann tragen Sie den Report auch in die Maske Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Aufrollungen (s. Schritt 4) ein.
   In der Maske Abrechnungen/Abrechnen/Abrechnung entscheiden Sie sich für eine Variante, die Sie verwenden möchten.
   Aufstellung der Reports/Formulare, die in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung angelegt sind:
    

3. Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Standardauswertungen: Hier entscheiden Sie sich, welche Formulare in einem Batchlauf Ein Batchlauf (Batchabrechnung) hilft Ihnen, regelmäßig wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren. Ein Batchlauf startet sich zu einem vorgegebenen Zeitpunkt und arbeitet alle Programme (z.B. Abrechnung, Abgaben, Zahlungsverkehr, Buchhaltung) der Reihe nach ab. Die Reihenfolge der Programme und die Startzeit des Batchlaufes werden vom Benutzer festgelegt. gedruckt werden sollen. Auch diese sollen in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Aufrollungen eingetragen sein

4. Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Aufrollungen: Hier tragen Sie alle Gehaltszettel-Formulare ein, die Sie in der Firma monatlich verwenden möchten. In diesem Beispiel werden in dieser Firma der grafische Lohn-/Gehaltszettel sortiert nach DN-Nr. und der grafische Lohn-/Gehaltszettel sortiert nach Abteilungsnummer verwendet. Die Aufrollungen werden bei einer Nettoänderung gedruckt.

Krankenstandsberechnung Aufrollungsverwaltung

• Nachdem Sie alle unter Themen - Krankenstände angeführten Einstellungen definiert und Krankheiten/Unfälle bei Dienstnehmern eingegeben haben, erfolgt die Krankenstandsberechnung durch das Starten des Programms Abrechnung.

Aufrollungen werden in der Krankenstandsberechnung automatisch berücksichtigt zum Beispiel: Im 04.2024 geben Sie eine Krankheit für 03.2024 ein. Durch die Eingabe der Krankheit wird die Krankenstandsberechnung "aufgerollt". Die Krankenstandsberechnung hat eine eigene Aufrollungsverwaltung.

Urlaubsberechnung Aufrollungsverwaltung

• Nachdem Sie alle unter Themen - Urlaubsverwaltung angeführten Einstellungen definiert und Urlaube bei Dienstnehmern eingegeben haben, erfolgt die Urlaubsermittlung durch das Starten des Programms Urlaubsanspruchsermittlung.

Aufrollungen werden in der Urlaubsberechnung automatisch berücksichtigt zum Beispiel: Im 04.2024 geben Sie einen Urlaub für 03.2024 ein. Durch die Eingabe des Urlaubs wird eine Aufrollung für die Urlaubsverwaltung eingetragen. Diese Aufrollung wird dann durch die Abrechnung bearbeitet oder wenn das Programm Urlaubsanspruchsverwaltung gestartet wird.

Achten Sie darauf welches Monat unter Stammdaten/Firma/Texte/Abrechnungsgruppen steht. Die Urlaubermittlung wird immer bis zu diesem Datum für alle Dienstnehmer gestartet. Wenn Sie daher nur für einen Dienstnehmer die Urlaubsermittlung für das Jahr 02.2024 starten, dann wird dieses Datum in das Feld "Urlaubber." geschrieben und löst eine Ermittlung für alle Dienstnehmer bis 02.2024 aus.
Sollten Sie sich daher eine Ermittlung zu weit in die Zukunft gestartet haben, melden Sie sich beim Support, dieser wird Ihnen das Datum wieder korrigieren.

Aufrollung bei der mBGM für Beschäftigungen kürzer 1 Monat

Wenn ein Austritt oder Befristung eines Dienstverhältnisses kürzer als 1 Monat erst später bekannt ist, bzw. im Folgemonat des Eintrittes (nach der Abrechnung und Übermittlung der mBGM) eingetragen wird, wird für die mBGM des Vormonates eine Aufrollung eingetragen, sodass diese automatisch (nach neuerlicher Abrechnung und Zahlungsverkehrslaufs) storniert und neu - als "kürzer als 1 Monat, T3/G5 Meldung" - gemeldet wird.

Beispiel:
DN tritt am 30.1.2025 ein und wird abgerechnet. Nach dem Zahlungsverkehrslaufs wird eine mBGM mit Tarifblock T1 und „G1“ als „normale“ mBGM.
Ein paar Tage später wird ein Zeitablauf per 25.2.2025 eingegeben.
Das bedeutet, dass die 01.2025 mBGM auf „kürzer als 1 Monat“ mBGM (T3/G5 Meldung) korrigiert werden müsste, weil das Dienstverhältnis tatsächlich kürzer als 1 Monat ist.
Damit das passiert, wird für 01.2025 eine Aufrollung eingetragen und bei der 02.2025 Echtabrechnung wird der Monat 01.2025 auch mitabgerechnet.
Nach dem Zahlungsverkehrslauf wird die 01.2025 mBGM storniert und eine neuerliche „kürzer als 1 Monat“ mBGM (T3/G5 Meldung) erstellt.
Für 02.2025 wird auch eine „kürzer als 1 Monat“ mBGM erstellt.