Im Dienstnehmerstamm im Register Erreichbarkeiten tragen Sie die E-Mail-Adresse mit der neuen Erreichbarkeitsart „EMAILAV“ (E-Mail-Adresse alternativ für Versand) ein.
Wird diese neue Erreichbarkeitsart nicht eingetragen, wird die Erreichbarkeitsart „EMAIL“ für den automatischen E-Mail-Versand verwendet.
Im Dienstnehmerstamm definieren Sie im Feld „Gehaltsinfo“, dass dieser Mitarbeiter seinen Lohn-/Gehaltszettel per E-Mail bekommen soll.
Bei der Eingabe „per E-Mail“ wird überprüft, ob die E-Mail-Adresse des Dienstnehmers vorhanden ist. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung bei der Eingabe.
Sie haben nun drei Möglichkeiten den E-Mail-Versand zu nutzen:
In der Maske "Jahreslohnzettel" gibt es das Feld "Druckart":
In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, folgende Werte auszuwählen:
Nur Papier
Druckt die Jahreslohnzettel der Dienstnehmer, die diesen nicht per Email und nicht per Kontoauszug erhalten
Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker
Mit Einzeldruck: Keine Maildrucker möglich
Nur Kontoauszug
Druckt den Jahreslohnzettel der Dienstnehmer, die diesen per Kontoauszug erhalten
Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker
Mit Einzeldruck: Keine Maildrucker möglich
Nur Email
Druckt den Jahreslohnzettel der Dienstnehmer, die diesen per Email erhalten
Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker
Mit Einzeldruck: DNMAIL – DN erhalten auch tatsächlich das Email, SAMMELMAIL
Modul Budget: Jahreslohnzettel nur in den Ordner des Mailversandes generierten. Kein Email versenden.
Nur Portal
Druckt den Jahreslohnzettel der Dienstnehmer, die diesen ins Portal gestellt bekommen
Unbedingt mit Einzeldruck
Alle (DEFAULT)
Druckt alle Jahreslohnzettel
Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker
Als E-Mail Betreff wird "Lohnzettel (L16/E18)" vorgeschlagen. Starten Sie den Jahreslohnzettel über den Batch gibt es die Möglichkeit den Betreff und den Dateinamen für den E-Mail-Versand festzulegen.
Über die Selektion haben Sie die Möglichkeit, die Liste nur für bestimmt oder einzelne Dienstnehmer zu erstellen (Beispielsweise für alle Dienstnehmer, welche im Dezember des gewünschten Jahres aktiv sind).
Um den Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck zu aktivieren, wählen Sie als Druckart "nur E-Mail" und die Checkbox "Einzeldruck" aus.
Nach dem Klick auf "Drucken" erscheint die Druckersteuerung und ein Drucker vom Typ DNMAIL wird automatisch von der Software vorgeschlagen (es wird nicht jener DNMAIL-Drucker vorgeschlagen, der im Parameter "RK:Maildrucker" verwendet wird). Bei diesem Druckertyp können Sie keine E-Mail-Adresse hinterlegen, da die E-Mail-Adresse aus dem Dienstnehmerstamm verwendet wird.
Der Einzeldruck der Liste, ist auf einen E-Mail-Drucker vom Typ "DNMAIL" und "SAMMELMAIL" möglich.
Ein Drucker vom Typ "SOFORTMAIL" kann im Fall des Einzeldrucks nicht ausgewählt werden. Wenn im Dienstnehmerstamm ein Passwort für den E-Mail-Versand festgelegt wurde, wird entweder die PDF-Datei verschlüsselt oder die PDF-Datei in ein verschlüsseltes ZIP-File gestellt.
Die Auswahl eines DNMAIL-Druckers ist nur beim Jahreslohnzettel Einzeldruck möglich!
In der Maske Stammdaten/Firma/Sonstiges/Details in der Firma zur Aufrufverwaltung kann der Dateiname und der Betreff für den E-Mail-Versand erfasst werden:
Werden die Jahreslohnzettel über den Batch versendet, dann heißt der Anhang im E-Mail nicht
AI_1_04.2015_1_L1607TXTBZ_4516.pfd bzw. AI_1_04.2015_1_L1607TXTBZ_4516.zip
sondern
Lohnzettel_04.2015.pdf bzw. Lohnzettel_04.2015.zip
, um in die Maske 
gekennzeichnet, das bedeutet, dass diese Kriterien/Dienstnehmer eingeschlossen werden. Mit 
schließen Sie Dienstnehmer aus.
,um bereits angelegte 
Speichern Sie 
. Wenn Sie das tun und die einmalige Selektion nicht mehr vorhanden ist, dann erhalten Sie beim Öffnen der Maske gleich die Fehlermeldung "Selektion ist nicht angelegt".