Beispiel: Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen

Falls Sie im Laufe des Jahres oder Monats bei Ihren Fibu-Konten, Kostenstellen, Kostenträgern oder Kostenarten Änderungen rückwirkend durchführen, können Sie mit Hilfe der Maske Abrechnungen/Abrechnen/Sonstiges/Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen

entweder:

• die vorhandenen Buchungsbelege auf die neuen Fibu-Konten aktualisieren oder

• einen eigenen Korrekturbuchungsbeleg (= Korrekturlauf) nur mit Umbuchungen erstellen.

Dies funktioniert auch für Reisekostenbuchungen.

Dazu ändern Sie die Fibu-Konten, Kostenstellen, Kostenträgern oder Kostenarten zuerst in Stammdatenmasken und nehmen dann die Änderungen in der Maske Richtigstellung Fibu-Konten vor (also bevor es Buchungen auf dem neuen Fibu-Konto gibt).

Wenn die Checkbox "Umbuchung" nicht aktiviert ist und im betroffenen Monat gibt es schon Buchungen auf dem neuen Fibu-Konto/Kostenstelle, dann erhalten Sie eine "Unique Constraint" Fehlermeldung und die Umbuchungen sind nur mit einem Korrekturlauf (= aktivierte Checkbox "Umbuchung") möglich.

Begründung mit einem Beispiel: Das Fibu-Konto 3600 wird auf 3601 geändert. Im Monat 01.2016 gibt es diese Buchung:
01.2016, Erstellungsdatum 05.01.2016 10:00h, Fibu-Konto 3600, Betrag 1.000,00 Euro.
Danach wird im 12.2016 das Fibu-Konto 3600 auf 3601 geändert und ein Dienstnehmer für 01.2016 aufgerollt. Danach wird die Buchhaltung Dieses Programm ("Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu") ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs. gestartet. Der Buchungsbeleg sieht dann wie folgt aus:
01.2016, Erstellungsdatum 12.12.2016 12:00h, Fibu-Konto 3600, Betrag  -130,00 Euro (Umbuchung vom aufgerollten DN)
01.2016, Erstellungsdatum 12.12.2016 12:00h, Fibu-Konto 3601, Betrag    130,00 Euro (Umbuchung vom aufgerollten DN)
12.2016, Erstellungsdatum 12.12.2016 12:00h, Fibu-Konto 3601, Betrag 1.000,00 Euro (laufendes Monat).
In diesem Fall kann die rot markierte Zeile - das Fibu-Konto 3600 vom Monat 01.2016 vom Erstellungsdatum 12.12.2016 nicht nochmals auf 3601 umgebucht werden. Die Buchhaltung würde nicht stimmen.
In diesem Fall haben Sie noch die Möglichkeit,
1. den Buchungsbeleg vom 12.12.2016 12:00h zurück zu stellen,
2. Umbuchungen in der Maske Richtigstellung Fibukonten mit deaktivierter Checkbox "Umbuchung" vorzunehmen und
3. erst dann die Buchhaltung nochmals zu starten.

Hier finden Sie einige Fallbeispiele für die Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen.

Änderungen bei Lohnarten

Bei Änderungen der Fibu-Konten, Kostenstellen, Kostenträger oder Kostenarten im Lohnartenstamm ab einem vergangenen Zeitraum, gehen Sie wie in diesem Beispiel vor.

Firmengruppenlohnart 50 Überstunden Grundlohn § 68/2, Fibu-Konto Änderung ab 03.2007

Für Arbeiter gibt es die Kontoklasse "AR" und eine Aufteilung in der Maske Fibukonten zu Kontoklassen Kontoklassen werden für die Buchhaltung angelegt und sind notwendig, um dem Rechnungslegungsgesetz zu entsprechen. Laut diesem müssen zumindest die Aufwände für Arbeiter und Angestellte getrennt verbucht werden. Mit Hilfe der Kontoklassen teilen Sie eine Lohnart oder eine Abgabe auf mehrere Fibu-Konten und Kostenarten auf. (Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Fibukonten zu Kontoklassen).

Vorgehensweise

1. Ändern Sie im Firmengruppenlohnartenstamm bei der Lohnart Lohnarten sind Bestandteile der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie z.B. Lohn, Gehalt, Überstundenzuschlag, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Funktionszuschlag, Gewerkschaftsbeitrag etc. Lohnarten werden vom Benutzer in einer eigenen Lohnartenmaske angelegt. 50 das Fibu-Konto ab 03.2007.

Vorher:

Dazu fügen Sie einen neuen Satz ein und kopieren den letzten (Symbol oder Funktionstasten F6 + F4) und bei der Frage, ob Sie Aufrollungen eintragen möchten, klicken Sie auf "Nein". In diesem Fall tragen Sie keine Aufrollungen ein, da die Nachbuchung über die Maske Richtigstellung Fibu-Konten vorgenommen wird.

Nachher:

2. In der Maske Fibukonten zu Kontoklassen tragen Sie die Aufteilung für die Arbeiter ein.

3. Für die Richtigstellung der Buchungen rückwirkend ab 03.2007 bis zum laufenden Monat, gehen Sie in der Maske Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen wie folgt vor:

1. Geben Sie den gewünschten Zeitraum, der korrigiert werden soll, ein.

2. Geben Sie ein, welche Fibu-Kontonummer Sie wie ändern möchten.

3. Zum Schluss entscheiden Sie bei der Checkbox "Umbuchung", ob Sie vorhandene Buchungsbelege ändern möchten (= deaktivierte Checkbox) oder ob Sie einen eigenen Korrekturlauf erstellen möchten (= aktivierte Checkbox). In diesem Beispiel wird ein Korrekturlauf erstellt.

4. Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Änderung des Fibu-Kontos 6001 Überstunden Arbeiter auf 6101 Überstunden Arb. ab 03.2007.

In diesem Beispiel wird ein Korrekturlauf erstellt, der nach der Richtigstellung der Fibu-Konten wie folgt aussieht:

Änderungen beim Firmenfinanzamt

Bei Änderungen der Fibu-Konten oder Kostenarten beim Firmenfinanzamt gehen Sie wie in diesem Beispiel vor.

In diesem Beispiel ändern sich die Kostenarten von DB und DZ ab 03.2007.

Vorgehensweise

1. Ändern Sie beim Firmenfinanzamt die Kostenarten.

Vorher:

Dazu fügen Sie einen neuen Satz ein und kopieren den letzten (Symbol oder Funktionstasten F6 + F4). Bei Änderungen in der Maske Firmenfinanzamt werden keine Aufrollungen automatisch eingetragen. In diesem Fall sind die Aufrollungen nicht notwendig, da die Nachbuchung über die Maske Richtigstellung Fibu-Konten vorgenommen wird.

Nachher:

2. Für die Richtigstellung der Buchungen rückwirkend ab 03.2007 bis zum laufenden Monat, gehen Sie in der Maske Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen wie folgt vor:

1. Geben Sie den gewünschten Zeitraum, der korrigiert werden soll, ein.

2. Geben Sie ein, welche Kostenart Sie wie ändern möchten.

3. Zum Schluss entscheiden Sie bei der Checkbox "Umbuchung", ob Sie vorhandene Buchungsbelege ändern möchten (= deaktivierte Checkbox) oder ob Sie einen eigenen Korrekturlauf erstellen möchten (= aktivierte Checkbox). In diesem Beispiel werden bestehende Buchungen in der Kostenrechnung Das Programm "Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu" ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs. verändert.

4. Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Änderung der Kostenart 2 DZ auf 20 DZ ab 03.207.

In diesem Beispiel werden vorhandene Buchungen verändert. Beispiel für eine Kostenrechnungs-Detaillliste vorher und nachher:

Nachher:

Änderungen in Stammdatenmasken ohne Ab-Datum

Bei Änderungen der Fibu-Konten, Kostenstellen, Kostenträger oder Kostenarten in Stammdatenmasken ohne Ab-Datum gehen Sie wie in diesem Beispiel vor.

Stammdatenmasken ohne Ab-Datum sind: Firmenbanken, Firmengewerkschaften, Firmengemeinden, Firmenversicherungen und im Paket Reisekosten alle Masken mit Fibu-Konten/Kostenrechnungsstellen.

In diesem Beispiel ändert sich das Fibu-Konto für die U-Bahnsteuer ab dem nächsten laufenden Monat, hier 10.2007.

Vorgehensweise

1. Ändern Sie in der Maske firmeneigene Kommunalsteuergemeinden das Fibu-Konto.

Vorher:

Nachher:

Bei Änderungen in Stammdatenmasken ohne Ab-Datum werden keine Aufrollungen automatisch eingetragen. In diesem Fall sind sie nicht notwendig, da die Nachbuchung über die Maske Richtigstellung Fibu-Konten vorgenommen wird.

2. Bei Änderungen in Masken, in denen es kein Ab-Datum gibt, empfehlen wir einen Korrekturlauf ab Jänner des betroffenen Jahres vorzunehmen, da Sie ansonsten bei jeder Aufrollung der Vormonate Umbuchungen erhalten.

1. Beim Zeitraum geben Sie ab 01.2007 bis zum laufenden Monat - hier 09.2007 ein.

2. Geben Sie ein, welches Fibu-Konto Sie wie ändern möchten.

3. Aktivieren Sie die Checkbox "Umbuchung" damit ein Korrekturlauf nur mit Umbuchungen von 01.2007 bis 09.2007 erstellt wird. Diese Umbuchungen können Sie verwenden bzw. nicht an Ihre interne Buchhaltung weiterleiten.

Für alle zukünftige Buchungen, auch für Aufrollungen wird auf das neue Fibu-Konto 6221 gebucht, da das alte Fibu-Konto nirgendwo mehr hinterlegt ist.

Falls Sie jedoch möchten, dass alle Aufrollungen bis 10.2007 auf das alte Fibu-Konto 6220 gebucht werden, gehen Sie nach jedem Buchungslauf mit Aufrollungen bis 10.2007 wie folgt.

1. Verwerfen Sie den neuen Buchungsbeleg und Buchhaltungsdatenträger, auf dem die Aufrollungen auf dem aktuellen Fibu-Konto gebucht wurden.

2. Buchen Sie in der Maske Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenträgerstellen die Aufrollungen bis 10.2007 so um, dass Sie den neuen vorhandenen Buchungsbeleg ändern:

3. Drucken Sie den vorhandenen Buchungsbeleg nach und erstellen Sie gegebenenfalls Buchhaltungsdatenträger für Ihre Buchhaltung.

Splittung von einem Fibu-Konto oder Kostenrechnungsstelle auf mehrere

Wenn Sie auf einem Fibu-Konto oder Kostenrechnungsstelle mehrere Bereiche buchen und Sie möchten diese splitten, gehen Sie wie in diesem Beispiel vor.

In diesem Beispiel buchen Sie auf dem Fibu-Konto 3320 Verbindlichkeiten Finanzamt die Lohnsteuer, Verbindlichkeiten DB und DZ und Sie möchten nur für DB und DZ eigene Fibu-Konten für Verbindlichkeiten verwenden.

In diesem Fall können Sie nicht über die Maske Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen umbuchen, da alle Buchungen (Lohnsteuer, DB und DZ) vom Fibu-Konto 3320 auf das neue Fibu-Konto umgebucht würden. Tragen Sie in diesem Fall Aufrollungen ein und Sie erhalten Umbuchungen mit dem nächsten Abrechnungs- und Buchungslauf.

Vorgehensweise

1. Ändern Sie beim Firmenfinanzamt die Fibu-Konten ab dem gewünschten Datum.

Vorher

Nachher:

Bei Änderungen in dieser Maske werden keine Aufrollungen eingetragen. Diese sind jedoch in diesem Fall notwendig - s. Schritt 2.

2. Tragen Sie Aufrollungen ab dem gewünschten Datum, in diesem Beispiel 03.2007 ein, indem Sie einen Firmensatz ab 03.2007 ändern, Aufrollungen eintragen lassen und zurück ändern (Stammdatenmenü/Lohnarten/Bewerten/Firmensätze). Aufrollungen sind in diesem Fall notwendig, damit Sie mit dem nächsten Abrechnungs- und Buchhaltungslauf gewünschte Umbuchungen erhalten.

Eine Umbuchung über die Maske Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen ist nicht möglich, da alle Buchungen (Lohnsteuer, DB und DZ) vom Fibu-Konto 3320 auf das neue Fibu-Konto umgebucht würden.

Nachtragen von Kontoklasse

Falls Sie bei manchen Dienstnehmer die Kontoklasse im Nachhinein eingegeben oder verändert haben, gehen Sie wie folgt vor.

Vorgehensweise

1. Tragen Sie die Kontoklasse bei betroffenen Dienstnehmern ein.

2. Kontrollieren Sie mit Hilfe der Summenkontrollliste und Fibu-Kontenaufteilung auf Kontoklassen welche Buchungen falsch sind.

Summenkontrollliste (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung)

Fibukontenaufteilung auf Kontoklassen (Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges)

3. Für die Richtigstellung der Buchungen rückwirkend ab 09.2007 gehen Sie in der Maske Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen wie folgt vor:

1. Geben Sie den gewünschten Zeitraum, der korrigiert werden soll, ein.

2. Geben Sie ein, welche Fibu-Konten Sie wie ändern möchten.

3. Zum Schluss entscheiden Sie bei der Checkbox "Umbuchung", ob Sie vorhandene Buchungsbelege ändern möchten (= deaktivierte Checkbox) oder ob Sie einen eigenen Korrekturlauf erstellen möchten (= aktivierte Checkbox). In diesem Beispiel wird ein Korrekturlauf erstellt.

4. Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Änderung des Fibu-Kontos 6102 auf 6101 für die Kontoklasse AR.

In diesem Beispiel wird pro Fibu-Konto Änderung ein Korrekturlauf erstellt. Auf der Summenkontrollliste ist dieser wie folgt ersichtlich.